Nataša Dovžan
Na naši šoli smo se zaradi lažjega, hitrejšega in enostavnejšega načina odločili, da uporabimo aplikacijo za odjavo šolske prehrane otroka preko spleta.
V preteklih šolskih letih je bila praksa za prijavo in odjavo prehrane za otroka takšna, da so starši želje oziroma svoje odločitve sporočali telefonsko. Nato si je poslovna sekretarka šole, ki je praviloma sprejela klic, zabeležila vse telefonske klice, jih skrbno pisala in po določeni uri vsakodnevno usklajevala s šolsko kuhinjo. Za vsa ta opravila je bilo porabljenega veliko časa, natančnosti in usklajevanja.
Po natančni analizi, medsebojnih razgovorih in predlogih, smo se odločili poskusiti uvesti sistem, ki bi bil prijaznejši, učinkovitejši in natančnejši. Ideja, ki smo jo zasledovali je bila elektronsko vodenje prehrane. Ravnateljica šole nam je pri tem stala ob strani in podprla našo najboljšo možno rešitev.
Za izvedbo samega projekta smo se povezali s podjetjem eAsistent, kjer so nam ponudili uporabo njihove nove aplikacije – modula.
Preden smo začeli z uporabo aplikacije in se dokončno odločili za spremembo sistema šolske prehrane, smo na šoli izvedli anketo. Starše smo v anketi povprašali o njihovem mnenju, o dostopu do interneta in če bi bili pripravljeni uporabljati spletno aplikacijo. Rezultati so bili zelo pozitivni, kar tudi prikazuje spodnja tabela.
Tabela 1. Rezultati ankete šolske prehrane
S tem ko smo pridobili pozitiven odziv staršev je bila odločitev še toliko lažja. Povezali smo se s podjetjem eAsistent, ki tudi sicer konkretno naši šoli zagotavlja nekatere druge računalniške aplikacije – module. S prevzemom modula smo bili že na začetku naše poti.
Šolska administratorka celotnega sistema je najprej določila pravice za zaposlene v kuhinji, kjer so imeli dostop samo do določenega dela modula.
Tudi poslovni sekretarki šole je bilo potrebno dodeliti pravice. Pred uvedbo sistema je poslovna sekretarka morala vnesti vse podatke o učenčevih obrokih, regresirani prehrani in subvencijah. Ko je bil sistem vzpostavljen, je s svojimi pravicami lahko spremljala obroke in povezavo z izdelavo položnic. To je omogočilo hitrejše, lažje in elegantnejše delo.
Po vsem tem smo v okviru šole testirali kako poteka odjava prehrane. S testiranjem smo ugotovili, da je rešitev ugodna, praktična in uporabna . Po tej ugotovitvi je bilo potrebno le še obvestiti starše z novim načinom uporabo novega sistema odjave šolske prehrane.
Testiranje in izvedba
Starši so z uporabniškimi imeni in gesli, ki naj bi jih skrbno shranili vstopili v aplikacijo. Poskusni mesec je prinesel zelo pozitivne rezultate. Starši so imeli možnost odjave preko telefona in spletne aplikacije. Tako so počasi spoznavali sistem dela. Na spletni strani šole smo objavili natančna navodila za vstop in uporabo, ravno tako smo bili za vse nejasnosti dosegljivi na elektronskem naslovu in telefonu. Po mesecu dni testiranja smo prešli na odjavo preko spletne aplikacije in starše, ki so telefonično odjavljali prijazno povabili k odjavi preko spleta. S tem je modul zaživel in starši v zelo kratkem času niso imeli nobenih težav več. Po treh mesecih uporabe smo začeli ugotavljati prednosti in slabosti tega sistema.
Prednosti in slabosti
PREDNOSTI SISTEMA SO:
- Starši sami spremljajo odjavo prehrane in mesečno vidijo ceno, ki jo bo potrebno odšteti za prehrano.
- Odjavo je potrebno zaradi lažjega dela izvesti do 7.30 ure dopoldan.
- Starši imajo nadzor nad tem, kdaj bo njihov otrok odsoten in že v naprej lahko odjavijo prehrano.
- Za vsakega otroka imajo svoje uporabniško ime in geslo.
- Podatki s strani staršev so preverljivi.
- Ni več telefoničnega odjavljanja in prenašanja informacij, ter usklajevanja s kuhinjo.
- Modul je povezan z modulom za plačilo položnic.
SLABOSTI SISTEMA SO:
- Možnosti prijave na prehrano še ni omogočena v modulu (to pride v poštev predvsem na predmetni stopnji ko učenci niso naročeni mesečno na prehrano).
- En odstotek staršev še nima internetnega dostopa (kar je sicer zanemarljivo; ob tem je potrebno poudariti, da sistem omogoča telefonsko odjavo).
Sklepna misel
Vsaka sprememba pusti na človeku neko sled. Določene so dobre, nekatere nas zmedejo, nekaterih nas je strah. Strah in zmeda pa sta veliko manjša, če se na te spremembe ustrezno pripravimo in ustrezno pripravimo tudi ostale vpletene v sistem. Po našem mnenju je naš primer dober zgled, seveda pa bomo tudi v prihodnje spremljali izvajanje novega sistema prijave šolske prehrane in se s popravki in prilagoditvami odzivali na ugotovitve.
Pogled kroz prozor 