Upravljanje projektima: Kako odrediti trajanje projekta?

aleksandar_obradovic

Aleksandar Obradović

Koliko često ste vodili projekat koji je kasnio zbog nekog razloga? U koliko projekata ste tražili odobrenje od klijenta/sponzora da vam produži rok za realizaciju projekta? Zašto se ovo dogadja, i da li ste mogli da pretpostavite takva dešavanja na samom početku projekta?

Naravno da ne. Zato je potrebno da, što je moguće tačnije i preciznije, odredite trajanje projekta. Kada govorimo o projekt menadžmentu, uvek krećemo od ciljeva projekta i konkretnih rezultata, odnosno izlaza koji treba da nastanu kao posledica uspešne realizacije projekta. Ti izlazi projekta definišu obim projekta, odnosno potrebne stvari koje treba napraviti kako bi ostvarili ciljeve projekta. Najčešće se proces definisanja obima projekta, tj. prikupljanja projektnih zahteva završava jednom vrstom grafika koji predstavlja dekompoziciju posla koja se prema PMI metodologiji zove WBS (Work Breakdown Structure).

wbs

Kada imamo šta je sve potrebno napraviti na projektu kako bi realizovali tražene ciljeve, onda prelazimo na sledeći korak. Preostaje nam da definišemo:

  • Aktivnosti na projektu
  • Medjusobne veze izmedju aktivnosti
  • Potrebne resurse za njihovu realizaciju
  • Početak i kraj svake pojedinačne aktivnosti i njeno trajanje
  • Trajanje celog projekta koji će biti prikazan u vidu Gant dijagrama

Iz WBS-a možemo izvući listu aktivnosti. Potrebno je odrediti koja je aktivnost prva i sa kojim aktivnostima je povezana i na koji način. Ostale korisne informacije o upravljanju projektima mo

Veze izmedju aktivnosti

U odnosu na aktivnost koju posmatamo, druga aktivnost može biti prethodna ako se dešava pre posmatrane aktivnosti, ali može biti i sledeća ako ide nakon završetka posmatrane aktivnosti. Shodno tome, sve aktivnosti mogu biti u jednoj od ovih logičkih veza:

  • Finish to Start (FS) – to znači da sledeća aktivnost ne može da počne dok se prethodna ne završi.
  • Finish to Finish (FF) – sledeća aktivnost se ne može završiti dok se ne završi prethodna, tj. obe aktivnost treba da se završe u isto vreme
  • Start to Start (SS) – obe aktivnosti se odvijaju paralelno, tj. kreću u isto vreme
  • Start to Finish (SF) – najređe korišćena veza u kojoj se sledeća aktivnost ne može završiti dok prethodna aktivnost ne startuje

Sada kada znamo koje veze postoje izmedju aktivnosti i znamo koja je početna aktivnost projekta, ostaje da vidimo da li je ona povezana sa nekom drugom aktivnošću i na koji način (FS, FF, SS, SF). Tako krećemo sa izradom Gant dijagrama. Za izradu Gantograma možemo koristiti specijalizovane programe za upravljanje projektima: MS Project ili slične, a možemo ga sami napraviti u Excelu.

Recimo da se jedna faza našeg projekat sastoji iz tri aktivnosti:

  • Aktivnost 1: Priprema radionice
  • Aktivnost 2: Držanje radionice
  • Aktivnost 3: Izveštaj sa radionice
  • Aktivnost 4: Prilike za poboljšanje

Početna aktivnost ovog dela projekta je Aktivnost 1. Ona je logički povezana sa Akt 2. Držanje časa i to je Finish to Start veza, tj. Priprema radionice mora da bude gotova (finish) da bi aktivnost Držanje radionice počela sa realizacijom (start).

Dalje možemo da kažemo da je Držanje radionice u vezi sa Evaluacijom radionice i to po istom šablonu Finish to Start jer moramo da završimo sa radionicom da bi uopšte krenuli sa pisanjem izveštaja o održanoj radionici. Sama radionica ima na kraju deo koji se tiče popunjavanja upitnika o zadovoljstvu polaznika.

Izveštaj sa radionice je u vezi sa Prilikom za poboljšanje i to neka bude Start to Start veza. To znači da će jedna osoba pisati konačan izveštaj sa radionice: slike sa radionice, materijal sa obuke, analiza upitnika, ocene predavača, načina vođenja iste… Na osnovu istog upitnika, druga osoba će paralelno sa njom raditi na pisanju prilika za poboljšanje naredne radionice.

To znači da će naš Gant dijagram koji se odnosi na ovu fazu projekta, izgledati ovako.

slika-1

Potrebne resursi i trajanje aktivnosti

Sada kada znamo logičke veze izmedju aktivnosti, treba da dodamo resurse koji će biti odgovorni za realizaciju ovih aktivnosti. S obzirom da će isti ti ljudi biti odgovorni, onda je nam je vrlo bitna njihova procena trajanja dotičnih aktivnosti jer će se obavezati na realizaciju istih u roku koji su zadali. Interesantno je da na ovaj način definišemo samo datum početka prve aktivnosti. Kada tom datumu dodamo trajanje, dobijemo datum završetka aktivnosti.

Ako su aktivnosti u medjusobnoj vezi, kao u našem projektu, onda nećemo definisati datume početka i završetka ostalih aktivnosti jer će ovi datumi biti izračunati na osnovu veza sa prethodnim aktivnostima i datumom početka/završetka ovih aktivnosti.

Naše planiranje projekta polako napreduje i ako pretpostavimo da je trajanje aktivnosti sledeće, onda je jasno kada će koja aktivnost početi i završiti.

tablica

Na osnovu toga, naš Gant dijagram će izgledati ovako:

slika-2

Trajanje projekta

Pored trajanja aktivnosti, vrlo je bitno uzeti u obzir kalendar neradnih dana. Obavezno prilikom planiranja vremena uneti neradne dane u projekat.

Kao što se vidi na gornjoj slici, cela faza projekta će trajati od 7.5.2018.godine do 24.5.2018.godine ili ukupno 14 radnih dana.

Medjutim, da smo stavili da ista ta faza projekta kreće krajem aprila, onda bi se neke do ovih aktivnosti desile u toku prvomajskih praznika. S obzirom da je to period kada ne radimo, i nemamo raspoložive resurse, sledi da je direktna posledica kašnjenje projekta prouzrokovano neradnim danima koje treba nadoknaditi.

Upravljanje projektima

Defisanje potrebnih aktivnosti, njihovih veza i trajanja je samo jedan mali aspekt projektnog menadžmenta pod nazivom upravljanje vremenom. Ako vam treba više informacija o upravljanju projektima, postoji puno resursa na ovu temu, a jedan od njih i ovaj članak u kome je detaljnije opisan proces upravljanja projektima.

O autoru Pogled kroz prozor

Digitalni časopis za obrazovne stručnjake, pišu ga učitelji i nastavnici.
Ovaj unos je objavljen u Projekti i označen sa , , , , . Bookmarkirajte stalnu vezu.