Microsoft Office 365

damir_kalemba

Damir Kalemba

Bilo kuda, ured dostupan svuda

Sustav Microsoft Office u kombinaciji s platformom Windows Azure tvrtkama svih veličina omogućuje visoku produktivnost uz niske troškove, čime se štedi vrijeme, novac i oslobađaju vrijedni resursi. Microsoft Office 365 je kombinacija poznatog alata radne površine Office 2010 s mrežnim inačicama komunikacijskih i suradničkih usluga sljedeće generacije kao što su Exchange Online, SharePoint Online i Lync Online.

Office365_PrviEkran
Po prijavi u sustav korisnika dočekuje uvodni ekran s izborom usluga

Ako vam se pri čitanju naslova nad glavom pojavljuju upitnici, potrebno je odmah na početku razjasniti neke stvari – Microsoft Office 365 nije nova ili poboljšana inačica paketa Office 2010 predstavljenog prošle godine. Office 365 je nadogradnja Microsoftovog BPOS-a (Business Productivity Online Suite), inačice online proizvoda za poslovnu produktivnost, dijela rastućeg portfolija Microsoftovih online servisa koji su ujedno i dio software+service strategije koje podjednako uključuju Live i Online servise te trenutno broje milijune poslovnih korisnika. Zbog toga Office 365 omogućuje povećanje i rast suradnje i komunikacije zaposlenika unutar tvrtke sa zavidnom razinom sigurnosti i pouzdanosti. Tvrtke, korporacije i korisnici ne moraju više voditi brigu o stavljanju u pogon određenog broja poslužitelja ili njihovom održavanju. Kako se radi o vrlo poznatom Office okruženju, na ovaj se način omogućuje maksimalna višeplatformska produktivnost preko radne površine, preglednika ili mobilnog telefona, bez velikog ulaganja u obuku zaposlenika. Riječima Chrisa Capossela, Microsoftovog višeg potpredsjednika za Information Worker Product Management grupu, na predstavljanju usluge u San Franciscu u listopadu prošle godine: „Ovo je sve što znamo o produktivnosti u oblaku“. S obzirom da govorimo o Microsoftu, možemo pretpostaviti da se radi o izuzetno kompletnoj ponudi usluga koje potpomažu poslovnu produktivnost.

Office365_OWAPrije najave Officea 365, Microsoftove „oblačne“ usluge orijentirane poslovanju i produktivnosti bile su raspršene na nekoliko mjesta: SharePoint, Lync Online, Exchange i Office Web Apps. Zadaća Officea 365 je ujediniti sve ove komponente na jednom mjestu i to ponuditi po razumnoj cijeni kao jedinstvenu uslugu.

Čitajte poruke e-pošte iz mrežnog
preglednika kao da koristite Outlook

Ovim načinom Microsoft cilja na široki spektar poslovnih subjekata na način koji prije nije bio moguć. U Microsoftu tvrde da su do sada mogli ciljati na otprilike 15 % IT budžeta neke tvrtke jer su prodavali samo program. Sada im mogu ponuditi cjelokupnu infrastrukturu, čime se znatno širi moguće tržište.

Osnova današnjeg uspješnog poslovanja je suradnja i komunikacija zaposlenika, stoga je neprekidna dostupnost usluge od neupitne važnosti. Infrastruktura koja pokreće Office 365 se temelji na globalnoj mreži podatkovnih centara s višeslojnom zaštitom i strogim pravilima uporabe i privatnosti. Podatkovni centri Officea 365 su geografski raspršeni i potpuno redundantni, dizajnirani s najvišim stupnjem pouzdanosti i mogućnostima oporavka od kvara. Kada usluga bude generalno dostupna, bit će financijski potpomognuta sa SLA (Service Level Agreement) ugovorom koji jamči 99,9 postotnu vremensku dostupnost.

Smisao cijele priče je da sustav poput ovoga koji radi u „oblaku“ smanjuje teret obavljanja rutinskih zadataka kao što je nadograđivanje posljednjih sigurnosnih zakrpi i izrade sigurnosnih pohrana podataka. IT osoblje u tom slučaju zadržava kontrolu nad upravljanjem korisnicima i konfiguracijom usluge na način koji najviše odgovara pojedinoj tvrtki i njezinom poslovnom modelu. Također je u sklopu SLA ugovora ponuđena i podrška24/7, tako da IT osoblje može uvijek potražiti pomoć u slučaju potrebe.

Exchange i Outlook u oblaku

Nakon što se korisnik prvi put prijavi u Office 365 (od mrežnih preglednika su podržani Internet Explorer i Mozilla Firefox, Chrome za sada još ne), dočekuje ga jednostavno i uređeno sučelje koje vodi na mrežnu verziju Outlooka za čitanje pošte, SharePointa za suradnju, korištenje Lync komunikacijskog servisa, instaliranje programa koji automatski konfigurira povezivanje lokalnih klijenata (primjerice Outlooka i Lynca) s Officeom 365 ili instaliranje inačice Office Professional, ukoliko nije instalirana.

Srce cjelokupnog paketa i značajka koja donosi najveću vrijednost za male i srednje tvrtke je Exchange, pri čemu Office 365 donosi sve njegove Office365_WebAppsprednosti bez glavobolja koje zadaje smještanje i održavanje Exchangea na lokalnom poslužitelju. Najveća prednost je da se korporacijskim porukama e-pošte može pristupiti preko klijentske inačice Outlooka, Outlookove mrežne inačice ili pak preko najpopularnijih mobilnih uređaja koji uključuju Windows Phone 7, Android, Blackberry i Iphone mobilne uređaje.

Word, Excel, Powerpoint i OneNote također su doživjeli svoje „oblačne“ inkarnacije

Za mobilne uređaje Office 365 nudi pravu Exchange podršku u obiku ActiveSynca, ne samo puki POP3 pristup – poruke se pohranjuju na centralnom mjestu kojemu se može pristupiti s različitih platformi. Primjerice, ako se stvara i pošalje poruka s Windows Phone 7 mobilnog uređaja, ona će se prikazati u odlaznim porukama na klijentskoj verziji Outlooka, mrežnoj verziji Outlooka ili bilo kojem drugom uređaju preko kojega se pristupa pošti. Mrežna inačica Outlooka izgleda jednako kao i klijentska inačica te tako nema potrebe za dugotrajnom prilagodbom ili učenjem. Pristup kontaktima i kalendaru je isti kao i kod klijentske inačice.

Iako je Exchange Online smješten u oblaku umjesto na lokalnom poslužitelju tvrtke, s njim se dobiva cijela kolekcija alata za administraciju. Novi korisnici se lako dodaju, bilo pojedinačno ili u grupi (pomoću .CSV datoteke), sukladno razini administratorskih prava korisnika. Također postoje određeni alati za premještanje poštanskih sandučića s klijentske inačice Outlooka na online inačicu.

Timski igrač

SharePoint Online, kao dio Office 365 usluge, omogućuje jedinstveno i integrirano mjesto gdje zaposlenici mogu međusobno surađivati, dijeliti ideje i iskustva, izrađivati prilagođene projektne stranice i rješenja, pronaći organizacijske resurse ili jednostavno pretraživati informacije te tako provoditi svojevrsno „rudarenje“ podataka unutar resursa tvrtke. Sudionici također mogu pozvati vanjske suradnike da pregledavaju, dijele i surađuju na skupu extranet stranica.

Proces stvaranja i dizajniranja nove timske stranice je iznenađujuće jednostavan. Potrebno je odabrati temu, boju teme i još neke detalje, a potom se dodaju elementi kao što su slike, tablice i skupine dokumenata. Potpuno jednako kako da se SharePoint nalazi unutar tvrtke, samo bez muka održavanja i administriranja.

Office 365 nudi veliku kontrolu nad timskim stranicama, puno veću nego što će nekoj organizaciji ikada trebati. Jedan primjer kontrole je da se može postaviti grupa sa specifičnim dopuštenjima do najsitnijih detalja, primjerice, određenom broju zapOffice365_SharePointExternaloslenika samo mogućnost pregledavanja dokumenata, drugima puni pristup, trećima mogućnost sudjelovanja, no ne i uređivanja dokumenata i slično. Lepeza mogućnosti kontrole je beskrajna. Ukratko, sa SharePoint Online uslugom dolaze svi potrebni alati i dodaci, uključujući i mogućnost suradnje sa sudionicima izvan organizacije.

Omogućite i korisnicima izvan
organizacije pristup određenim stranicama

Zanimljiva je i činjenica da SharePoint Online nije samo out-of-the-box rješenje, već i razvojna platforma. One organizacije koje će željeti iskoristiti SharePoint Online kao platformu za izradu određene vlastite aplikacije, moći će to učiniti izradom tzv. Sandboxed rješenja – malih vlastitih aplikacija koje iskorištavaju funkcionalnosti SharePointa. Zbog „oblačne“ infrastrukture ovdje postoji i ograničenje – aplikacije koje će raditi na SharePoint Onlineu neće moći direktno pristupati srži sustava, kako ne bi narušile opstojnost samog servisa. Ipak, gotovo sve potrebe moguće je zadovoljiti i bez toga tako da većini organizacija više od Sandboxed aplikacija neće ni biti potrebno.

Sastanak preko žice

Office 365 paket također dolazi s Lync Online uslugom, Microsoftovom uzdanicom za postavljanje i održavanje online sastanaka, zvučnih i vidOffice365_Administracijaeopoziva, odnosno za cjelokupnu komunikaciju unutar organizacije. Lync Online je online inačica Lync 2010 alata koji je nasljednik popularnog Office Communication Servera 2007 R2 i nudi vrhunske komunikacijske mogućnosti koje uvelike mogu pridonijeti produktivnosti, poslovnoj efikasnosti i pomoći u izgradnji agilne organizacije.

Upravljajte svim postavkama Officea 365 kroz jedinstveno sučelje

Lync Online kao dio Office 365 paketa nudi nebrojene komunikacijske mogućnosti koje polaze od IM-a (instant messaging) među zaposlenicima, komunikacije s ljudima unutar Outlooka 2010, organiziranja online sastanaka i njihovog snimanja, dijeljenja radne površine s integriranim mogućnostima Lynca, pregled dokumenata sa SharePointa, izrade distribucijskih lista, dijeljenja datoteka i velike mogućnosti administracije preko centraliziranog mrežnog pristupa.
 

Zajedno smo jači

Povezivanjem svih usluga u Office 365, Microsoft je omogućio razne scenarije koji su dosada bili mogući samo nekolicini organizacija koje su imale velike količine resursa za administraciju složenih sustava. Tako sada možete dokument na timskoj stranici otvoriti i urediti u Officeu, mrežnom pregledniku, mobilnom uređaju i ponovno ga spremiti na timsku stranicu. Dodatno, ako se koristi Microsoft Office Professional Plus koji uključuje SharePoint Workspace 2010, možete pristupiti timskim stranicama i skupinama dokumenata u offline načinu rada, a sinkronizacija će se izvršavati svaki put kad ponovno budete na mreži. Također, moguće je objaviti Access bazu podataka na SharePoint Onlineu i omogućiti zaposlenicima pristup tim bazama iz mrežnog preglednika. Sve je povezano i uvijek dostupno.

Prema najavama, Office Web Apps moguće je koristiti za čitanje, uređivanje i stvaranje dokumenata na timskim stranicama, a ostvariv je i scenarij da više zaposlenika istovremeno radi na istom dokumentu.

U inačici Office 365 for Enterprise korisnicima stoji na raspolaganju i cjelokupna inačica Office Professional Plus alata radne površine u kojoj se nalaze svi potrebni alati za bolji rad s više mjesta.

Treba li meni sve ovo?

Microsoft Office 365 se, prema najavama, izravno nameće kao konkurencija Google Apps uslugama i zato bi trebao biti pun pogodak za manje tvrtke i organizacije kojima je ulaganje u infrastrukturu koja podržava sve ove usluge ipak preveliki zalogaj. Na ovaj način tvrtka dobiva dodatnu vrijednost u smislu povećane produktivnosti uz smanjenje troškova. Tvrtke koje žele all-in-one paket usluga za produktivnost trebale bi razmisliti o Office 365 paketu jer pruža visoku razinu kontrole i omogućuje pouzdanost najviše razineOffice365_NoviKorisnik, visoku dostupnost, sveobuhvatnu sigurnost, jednostavno upravljanje i poznato korisničko sučelje te time predstavlja pravo suradničko i komunikacijsko rješenje za sve tipove organizacija.

Dodavanje novog korisnika jednostavno je i brzo –
par klikova i kolega može početi s radom

 

Koliko to sve košta?

Office 365 verzije

Office 365 je osmišljen kako bi zadovoljio potrebe produktivnosti organizacija svih veličina, od samostalnih profesionalaca do srednjih i velikih tvrtki, vladinih institucija i obrazovnih ustanova, omogućavajući im uštedu vremena, novca i oslobađanje vrijednih resursa.

Office 365 for small businesses

U ovoj inačici korisnik dobiva skup mrežnih alata za male tvrtke, obrtnike i profesionalce. Ciljna skupina su organizacije od 1 do 25 korisnika i s minimalnim IT resursima. Organizacije koje imaju napredne potrebe kao što su Active Directory federation, Enterprise serveri ili 24/7 telefonska podrška, trebale bi razmisliti o paketu Office 365 for enterprises. Najavljena cijena je 6 dolara mjesečno po korisniku. Usluga uključuje Office Web Apps, Exchange Online za poštu, mobilni pristup, kalendar, kontakte te anti spam, veliki poštanski sandučić kapaciteta 25 GB za svakog korisnika i mogućnost slanja privitka veličine do 25 MB, SharePoint Online za timski pristup i suradnju te Lync Online za instant messaging i online sastanke.

Office 365 for enterprise

Za zadovoljavanje potreba tvrtki koje imaju više od 25 zaposlenika ili vladinih institucija, postoji više modela naplate. Valja napomenuti da svaki model ima 99,9 % garanciju vremena dostupnosti usluge i uključuje sigurnost i podršku koja se očekuje od usluge ovakve vrste. Office 365 nudi veliki stupanj fleksibilnosti, omogućujući tvrtkama da zaposlenicima daju pristup samo do onih usluga koje im stvarno trebaju te da plate samo ono što zapravo koriste. Za sada su u planu dva modela naplate, a odnose se na postojeće BPOS pretplatnike koji će i dalje plaćati 10 dolara mjesečno po korisniku. Ovaj oblik usluge uključuje sve što i prethodni uz 24/7 telefonsku i podršku e-pošte, mogućnost single sign on funkcije, arhiviranje i pretraživanje poruka e-pošte, pregled dokumenata pomoću Office Web Appsa te povećani kapacitet SharePointa.

Drugi model Office 365 for enterprise verzije namijenjen je organizacijama koje žele punu inačicu Office Professional Plus alata radne površine zajedno s punom funkcionalnošću Exchangea, SharePointa i Lync Onlinea. Cijena za ovaj model je 24$ mjesečno po korisniku i, pored svih usluga koje su spomenute za postojeće BPOS korisnike, uključuje još i punu verziju Office Professional Plus alata te dodatne mogućnost glasovnih poruka unutar Exchangea.

Treći model Office 365 for enterprise verzije je namijenjen takozvanim „kiosk radnicima“ ili zaposlenicima koji nemaju svoje računalo unutar tvrtke. Na ovaj im se način omogućuje pristup porukama e-pošte i informacijama tvrtke. Naknada za ovakav model počinje od 2 dolara mjesečno po korisniku, a uključuje 500 MB prostora po sandučiću e-pošte, POP3 pristup za mobilnu povezanost, Outlook Web Acess za pristup e-pošti na računalu, mogućnost pregleda SharePoint timskih stranica te jedinstvenu konzolu za upravljanje i dodavanje novih korisnika.

Office 365 for education

Office 365 for education nudi usluge u oblaku za obrazovne institucije koje žele studentima omogućiti pristup komunikacijskim i suradničkim uslugama. Eliminirajući vrijeme i trud potreban za upravljanje serverskom infrastrukturom, IT osoblje može isporučiti najnovije usluge studentima zadržavajući visok stupanj kontrole. Za sada naknada i model naplate još nije određen, a usluga će omogućavati sve što omogućuje i Office 365 for enterprise paket te mogućnost pristupa 25 GB prostora pohrane na Windows Live Skydriveu. Ovaj paket zapravo predstavlja nadogradnju na trenutnu Microsoftovu ponudu za obrazovne ustanove poznatu pod nazivom Live@Edu, koji već koriste tisuće institucija i milijuni učenika i studenata.

Napomena: Članak je preuzet iz posebnog izdanja WinDays Mreža 2011, objavljenog u travnju 2011., izdavač BUG d.o.o.

Oglasi

O autoru Pogled kroz prozor

Digitalni časopis za obrazovne stručnjake, pišu ga učitelji i nastavnici.
Ovaj unos je objavljen u Microsoft Office i označen sa , , . Bookmarkirajte stalnu vezu.

2 odgovora na Microsoft Office 365

  1. Povratni ping: Sunčano u Rovinju, uz računalstvo u oblaku | Pogled kroz prozor

  2. Povratni ping: Pogled s konferencija | Pogled kroz prozor

Komentari su zatvoreni.