Tema broja – Office 2010 sustav – Microsoft SharePoint 2010 Beta 2

toni_frankola

Kolaboracija za mase

 

Pred nama je četvrta verzija Microsoftovog kolaboracijskog softvera namijenjenog suradnji djelatnika unutar, ali i izvan vaše organizacije. Nova verzija donosi mnoštvo novosti za krajnje korisnike, razvojne inženjere i IT profesionalce

Slika1

SharePoint 2010 četvrta je verzija Microsoftovog softvera namijenjenog korisnicima koji žele surađivati na izradi dokumenata, dijeljenju zadataka, vođenju projekata i sl. Platforma SharePoint omogućuje zajednički rad djelatnika vaše organizacije, ali i suradnju s partnerima i klijentima koji su fizički izvan vaše interne mreže. Osim kolaboracije, sustav se može koristiti kao platforma za izgradnju vašeg web portala, primjerice, SharePoint se koristi kao platforma za interni i javni Windays 2010 portal.

U počecima je SharePoint zamišljen kao serverski proizvod koji vam olakšava dijeljenje Office dokumenata. U verziji 2010 poboljšana integracija implementirana je u sve Office aplikacije pa tako sada odabirom opcije Publish možete, primjerice, svoju Access bazu podataka objaviti na SharePoint web mjestu, a krajnji korisnici joj pristupaju korištenjem samo web preglednika.


Prilagodba SharePoint web mjesta jednostavna je uz korištenje
Office Fluent vrpce

Kolaboracija dobiva posve novu dimenziju ako se SharePoint 2010 koristi u kombinaciji s Office Web Appsima, novom komponentom Microsoft Officea koja omogućuje pregled i izmjenu Word i Excel datoteka korištenjem samo internetskog preglednika.

Vrpce, Office Fluent sučelje i Wiki

Najvažnija vizualna novost koju donosi novi SharePoint novo je korisničko sučelje koje je osvježeno i koristi Office vrpce (tj. sučelje Office Fluent) koje smo već upoznali u Microsoft Officeu 2007. Vrpca uvelike olakšava rad sa SharePoint stranicama, bibliotekama dokumenata i web mjestima jer se izgled vrpce automatski prilagođava opcijama koje su dostupne korisniku u danom trenutku. Vrpca funkcionira besprijekorno, kao kad je rabite u nekoj Windows aplikaciji, pa lako možete zaboraviti da se zapravo koristite web aplikacijom.

Osim dodavanja vrpce, sada je i svaka SharePoint stranica postala wiki. Riječ wiki, dio havajske fraze „wiki wiki” koja znači „iznimno brz”, koristi se za web sustav koji jednostavno i brzo možemo mijenjati. Wiki koncept u SharePointu omogućuje krajnjim korisnicima da na jednostavan i brz način dodaju, mijenjaju ili brišu sadržaj SharePoint stranica ili web mjesta. Da biste na stranicu dodali, primjerice, sliku, ne trebate više koristiti posebni web dio – potrebno je samo dodati sliku korištenjem odgovarajuće opcije iz vrpce.

Sve po pravilima službe

Najčešće su korištene SharePoint funkcionalnosti suradnja na izradi zajedničkih dokumenata i kreiranje popratnih poslovnih procesa. Solidni temelji iz verzije 2007 sada su dograđeni s nekoliko zanimljivih dodataka i doista možemo reći da je SharePoint postao ozbiljan sustav za Enterprise Content Management.
Svakako najvažnija novost na području upravljanja dokumentima jest mogućnost kreiranja taksonomija. Administrator sustava sada može unaprijed kreirati hijerarhijske taksonomije koje će se koristiti na razini čitave organizacije ili pak dozvoliti korisnicima da sami kreiraju taksonomije, odnosno da označavaju dokumente svojim vlastitim, proizvoljnim oznakama. SvakiSlika2 dokument, stranica ili podatak u SharePoint listi može biti označen neograničenim brojem oznaka. Označavanje olakšava pretraživanje, hijerarhijsko pregledavanje označenih dokumenata, kreiranje oblaka pojmova ili povezivanje dokumenata sa sličnim oznakama.
Osim označavanja, u novoj verziji dokumente koji imaju nešto zajedničko (primjerice dokumenti nekog predmeta ili projekta) možemo grupirati i stvoriti Document Set. Dokumenti koji se nalaze u setu ponašat će se kao jedan objekt i omogućiti korisnicima da za sve dokumente, primjerice, pokreću zajedničke poslovne procese, kreiraju verzije i slično. Ova je mogućnost vrlo važna ako u SharePointu želite pratiti predmete s više dokumenata (primjerice tužbe), Document Set u tom slučaju predstavlja omot predmeta u koji se pohranjuju svi dokumenti.

Moje web mjesto prikazuje najvažnije informacije o svakom djelatniku,
ali omogućava i stvaranje društvene mreže unutar organizacije

Upravljanje elektroničkim zapisima (engl. Records Management) također je doživjelo poboljšanja. Sada vam je omogućeno dodjeljivanje jedinstvenog broja dokumenta prema vlastitom algoritmu na razini čitavog SharePoint sustava. Kada dokument dobije taj jedinstveni broj, moguće ga je dohvatiti korištenjem toga broja bez potrebe da uopće znate gdje se dokument fizički nalazi. Tijekom životnog ciklusa dokumenta moguće ga je proglasiti arhiviranim zapisom (krajnji ga korisnici tada ne mogu mijenjati), a SharePoint 2010 isporučuje i napredne poslovne procese za prosljeđivanje zaprimljenih zapisa unutar tvrtke. Funkcionalnosti dodjele broja i upravljanja zapisima najčešće se koriste za izradu digitalnih urudžbenih zapisnika.

Ma gdje mi je onaj dokument?

Microsoft je kupovinom tvrtke FAST i integracijom njihovih pretraživačkih tehnologija sa SharePointom značajno unaprijedio korisnički doživljaj i kvalitetu rezultata SharePointove tražilice. Kao i do sada, SharePointov pretraživač pretražuje sav sadržaj Slika3SharePoint web mjesta, dijeljene diskove, Exchange javne mape i vaše poslovne sustave.
Kako bi olakšao pretraživanje, Microsoft je u SharePoint implementirao dio funkcionalnosti koje su već dostupne na Microsoftovoj web tražilici Bing.com. Korisnici sada dobivene rezultate mogu jednostavno filtrirati prema vrsti dokumenta, vremenu nastanka i sl. Pretraživač također ima i poboljšane algoritme za fonetsko pretraživanje i predlaganje sugestija (engl. Did you mean?).
Novosti donosi i pretraživanje korisničkih profila koje sada također nudi filtriranje po znanjima, edukaciji, poslovnoj poziciji itd.


SharePoint možemo koristiti kao platformu za vizualizaciju podataka iz
svojih poslovnih sustava

Brži razvoj aplikacija

Cijeli niz promjena napravljen je kako bi se razvojnim inženjerima olakšao razvoj i prilagodba rješenja po mjeri za SharePoint sustave. Za razvoj takvih aplikacija dostupni su vam alati kao što su Visual Studio 2010, SharePoint Designer 2010, Microsoft Office Access 2010 ili InfoPath 2010.

Razvoj SharePoint web dijelova u Visual Studiju bio je moguć već i u prethodnoj verziji, ali sada će razvoj biti bitno lakši i brži. Onima koji tek počinju, sada su dostupni tzv. vizualni web dijelovi koji omogućuju da svoj web dio kreirate dovlačenjem ASP.NET kontrola na radnu površinu Visual Studija. Iskusniji SharePoint razvojni inženjeri cijenit će poboljšanu integraciju koja omogućuje kreiranje SharePoint specifičnih objekata (content type, workflow, item, site…), lakši debugging i slično. Na kraju izrade Visual Studio će sav programski kôd zapakirati kao SharePoint WSP datoteke i napraviti automatski deployment na zadano SharePoint web mjesto.

Osim investicije u lakoću razvoja, dodana je mogućnost pristupa SharePoint objektima korištenjem tehnologije LINQ, a za lakši pristup do SharePoint podataka iz vaših JavaScript ili Silverlight aplikacija sada vam je dostupan potpuno novi klijentski API.

Do podataka u par klikova

Korisnici prethodne verzije SharePoint Designera teško će i prepoznati novu i ljepšu verziju koja također donosi cijeli niz poboljšanja. Designer dolazi s novim sučeljem, tj. vrpcama Office Fluent. Kao i prethodna verzija, omogućuje izmjene i prilagodbu dizajna SharePoint stranica, ali sada daje i mnogo više opcija u upravljanju postavkama SharePoint web mjesta i kreiranju poslovnih procesa (engl. workflows). Jedna je od najvažnijih promjena i mogućnost spajanja na vanjske sustave. Korištenjem ugrađenog čarobnjaka sada kroz SharePoint Designer možete kreirati web sučelje za pristup svojim bazama podataka. Sa samo par klikova mišem možete kreirati aplikaciju za čitanje, kreiranje, izmjenu i brisanje podataka u vašoj bazi ili drugom poslovnom sustavu.

Access 2010 i InfoPath 2010 također donose mnogo novostima naprednim krajnjim korisnicima koji žele obogatiti svoje SharePoint sustave. Oba alata omogućuju da na jednostavan i brz način kreirate kompozitne aplikacije bez potrebe za poznavanjem programskih jezika. Primjerice, korištenjem Accessa možete cijelu Access bazu podataka objaviti na SharePoint web mjestu. SharePoint web mjesto će kreirati sva potrebna web sučelja i posjetitelji portala moći će pristupati vašoj bazi kao web aplikaciji.
Ova verzija također donosi mnoštvo novosti na području vizualizacije podataka. Osim mogućnosti objave Excel datoteka, koja je bila dostupna i u verziji 2007, sada je moguće objaviti interaktivne Visio datoteke u obliku web stranica te također koristiti PerformancePoint Services (ranije dostupne kao samostalan proizvod) koje omogućuju analiziranje složenih podataka iz OLAP kocki i skladišta podataka.
S novim komponentama SharePoint predstavlja iznimno moćno sučelje koje pruža uvid u poslovne podatke pohranjene u različitim sustavima.

Lakši nadzor SharePoint sustava

Sve navedene novosti na prvi bi pogled mogle otežati nadzor sustava u kojem svaki djelatnik može kreirati svoju aplikaciju i gdje se lako može desiti da na SharePoint sustavu imate desetine aplikacija koje su napravili vaši djelatnici. Microsoft je mislio i na to te dodao cijeli niz novih alata namijenjenih administratorima SharePoint sustava.
Konceptualno se arhitektura SharePoint sustava nije mijenjala, ali sada imate puno veću fleksibilnost kod odabira koje dijelove sustava doista želite koristiti te što korisnici smiju raditi, a što ne. Novi alati omogućuju vam trenutni uvid u stanje sustava pomoću unaprijeđenih logging mehanizama, a svi podaci o stanju sustava spremaju se u posebnu bazu podataka kako bi se olakšala izrada izvještaja. Periodički će sustav sâm načiniti provjeru svojih postavki da bi se osiguralo da vaš sustav radi prema ustaljenim najboljim praksama. Slika4

Porastom količine podataka koju ćete moći spremati u SharePoint sustav dobro će doći unaprijeđene mogućnosti migracije podataka, povrata podataka do razine individualnog dokumenta ili biblioteke dokumenata.

U procesu automatizacije SharePoint administracije zasigurno je najveća novina PowerShell koji nije bio podržan u prethodnoj verziji. SharePoint 2010 dolazi s preko 500 ugrađenih PowerShell naredbi koje vam omogućuju da administrirate sve SharePoint komponente. Prednost rada kroz PowerShell jest mogućnost potpune automatizacije, primjerice, u radu s logovima, backupom ili kreiranjem/brisanjem kolekcija web mjesta.

SharePoint Search Center sada omogućuje filtriranje po vrsti dokumenta i
prikazuje preview traženih dokumenata

Za nevjerne Tome

Ako ste koristili prethodnu verziju SharePoint sustava, bit ćete oduševljeni novim mogućnostima. Microsoft je poslušao korisnike i napravio poboljšanja na svim onim mjestima gdje je sustav prije zapinjao. Onima koji do sada nisu imali prilike koristiti SharePoint u svojoj organizaciji, SharePoint 2010 je prava prilika da to isprobaju. Osnovna verzija, SharePoint Foundation 2010, besplatna je svim korisnicima Microsoft Windows 2008 Servera.

Korporacijski Facebook i Twitter

Ako radite u organizaciji s nekoliko stotina ili tisuća zaposlenih, teško možete poznavati sve djelatnike, a možda baš u rovinjskoj poslovnici postoji kolega koji je ekspert kakvog trebate. Novi SharePoint omogućuje organizacijama da implementiraju društveni portal sličan javnim servisima poput Facebooka ili Twittera s naglaskom na interna znanja i kompetencije.

Najvažnije promjene u segmentu građenja društvenih zajednica na SharePoint platformi doživjelo je Moje web mjesto. Ono sada, osim standardnih informacija o samom korisniku, donosi i mogućnost unošenja informacija o trenutnom statusu zaposlenika (slično kako to rade Facebook i Twitter). Na web mjestu prikazuju se i informacije o oznakama kojima je korisnik označio dokumente i stranice, kolege s kojima je korisnik povezan, grupe kojima pripada i njegovu poziciju u organizacijskoj strukturi.

Hrvatska SharePoint zajednica

Krajem prošle godine u Zagrebu je pokrenuta prva hrvatska grupa SharePoint korisnika. Grupa okuplja Microsoftove partnere koji se bave implementacijom SharePoint sustava, krajnje korisnike SharePoint tehnologije. Članovi grupe okupljaju se jednom mjesečno (drugi četvrtak u mjesecu) kako bi prezentirali nove SharePoint tehnologije i raspravljali o najboljim praksama implementacije SharePoint projekata. Sva su predavanja besplatna i svi su posjetitelji dobrodošli. Predavanja se prenose korištenjem tehnologije Live Meeting korisnicima iz drugih regija. Saznajte više na: http://www.sharepointcroatia.org.

Napomena: Članak je preuzet iz posebnog izdanja WinDays Mreža 2010, objavljenog u travnju 2010., izdavač BUG d.o.o.