Tema broja – Office 2010 sustav – Microsoft Office 2010 Beta

damir_babic

Još malo pa gotovo…

Microsoft_Office_2010Microsoft Office 2010, kodnog imena Office 14 (13 je, kao nesretan broj, preskočen), za sada je izašao u beta verziji. U punoj verziji treba izaći u prvoj polovici ove godine, bar prema Microsoftovim najavama. Puna verzija, ovisno o paketu, uključivat će od minimalno četiri do maksimalno 10 programa, naravno, uz mogućnost uključivanja dodatnih proizvoda. Isto tako, ovo će biti prva verzija Officea dostupna u 32-bitnom i 64-bitnom izdanju.

Ako se odlučite preuzeti besplatnu beta verziju preko Microsoftovih službenih stranica, možete birati između verzija Microsoft Office Home and Business 2010 Beta i Microsoft Office Professional Plus 2010 Beta. Imajte na umu da će ona biti aktivna do listopada ove godine, nakon čega će biti potrebno preuzeti probnu ili kupiti punu verziju proizvoda. Minimalni hardverski zahtjevi nove verzije jednaki su kao i kod verzija Officea 2007 i 2003, dočim se softverski zahtjevi baziraju na operacijskim sustavima. Za instalaciju verzije 2010 morat ćete imati minimalno Windows XP sa Service Packom (SP) 3 (32-bitni), Windows Vista SP1 (32- ili 64-bitni) ili Windows 7 (32- ili 64-bitni), a radi i sa sustavima Windows Server 2003 R2 (32 ili 64-bitni) i Windows Server 2008 sa SP2 (32 ili 64-bitni).

Drastična se promjena dogodila u radu s dokumentima. Rad korisnika na relativno jednostavnim lokalnim kopijama dokumenata polako odlazi u prošlost. Takav način rada stvara velike probleme u koordinaciji verzija istih dokumenata, drugim riječima, otežava istovremeni rad korisnika s različitih lokacija, a pogotovo preko različitih platformi (web preglednika i mobitela). Danas nije rijetkost da dva korisnika ili čitave grupe s različitih krajeva svijeta rade istovremeno na istim dokumentima. Upravo takav novi način rada u potpunosti podržava nova verzija Officea.

Pomoću samo nekoliko klikova dostupna je mogućnost postavljanja dokumenata na internet ili SharePoint te istovremeni višekorisnički rad preko različitih platformi (Internet Explorer, Firefox, Safari ili preko bilo kojeg mobitela s operacijskim sustavom Windows Mobile 6.5).

Pristupanje i rad na dokumentima od bilo kuda nikad nije bilo lakši zahvaljujući dodatku Web Apps za privatne korisnike ili SharePointu za enterprise korisnike. Web Apps uključuje siromašnije, ali online 2010 verzije Worda, Excela, PowerPointa i OneNotea. Također je moguće objaviti i pristupiti InfoPath 2010 formama ako se radi o SharePoint rješenju. Čini se da je Microsoft postavio nove standarde u radu na dokumentima koji će manje popularnim uredskim proizvodima stvarati ozbiljne probleme.

Ni paste nije što je nekad bio

Na ljestvici najkorištenijih naredbi i to na samom vrhu, uz copy i undo, neosporno je i naredba paste koja je osvanula u novom ruhu. Taj jednostavan zadatak kroz godine je postao sve kompliciraniji. Probajte se samo prisjetiti koliko puta niste točno znali kako zalijepiti različite tipove sadržaja: kombinaciju teksta i slika, tekst oblikovan stilovima, grafikone i tekst, kompleksne tablice i druge. Koliko ste puta postavili pitanje: „Treba li zadržati oblikovanje ili ne?”

Dodana je naredba za postavljanje defaultnog načina lijepljenja, ali to je tek početak promjena. U novoj verziji desni klik ili klik na padajući izbornik naredbe paste prelaskom pokazivača u realnom vremenu omogućava pretpregled različitih načina lijepljenja sadržaja u dokument. Ponavljanje radnje pokušaja i pogreške u potpunosti bi trebala postati stvar prošlosti.

Vrlo je značajna novost poboljšani način pretraživanja (naredba find) koji se po novom otvara u oknu zadatka s lijeve strane dokumenta. Za razliku od klasičnih pojmova, od sada ciljevi pretraživanja mogu biti slike, tablice, grafikoni, fusnote i ostali objekti po kojima u prijašnjim verzijama nije bilo dostupno pretraživanje. Pretraživanje se ostvaruje u realnom vremenu na način da kako upisujete pojam, tako će se i rezultati dinamički mijenjati.

Oni koji vole uljepšavati dokumente, od sada mogu primijeniti umjetničke efekte na slike i rabiti alat za primjenu tekstualnih efekata. U ponudi tekstualnih efekata su obrub, sjene, sjaj, odsjaj te njihova međusobna kombinacija, ali nemojte zaboraviti da više nije uvijek i bolje.

Da bi snimanje sadržaja ekrana zauvijek bilo promijenjeno, zaslužan je alat screenshot dostupan u Wordu, Excelu, PowerPointu i OneNoteu. Screenshot će zamijeniti i ponuditi veću fleksibilnost snimanja sadržaja od ionako ograničenih tipkovničkih kratica PrintScreen i Alt+PrintScreen.

Word 2010, za razliku od starije verzije, nudi solidna, a ne drastična poboljšanja i u osnovi ostaje ono što je i bio.

Drugačiji pogled na podatke

SlicerU Excelu 2010 nema nekih velikih promjena, međutim dodatak sparklines jednostavno morate isprobati. Od sada se podaci mogu prikazati preko „malih grafikona” koji su toliko mali da stanu u jednu jedinu ćeliju. Sparklines može prikazati podatke linijskim, stupčastim i „win-loss” oblicima uz mogućnost različite stilizacije. Idealno rješenje za beskonačno velike tablice i u većini slučajeva nepotrebnu količinu grafikona koji jednostavno ne stanu na ekran.

Jedino što morate napraviti jest odabrati jednu ili više ćelija u koje ih želite ubaciti te na vrpci Insert odabrati jedan od sparklines oblika nakon čega unutar dijaloškog okvira „Create Sparklines” treba označiti podatke za prikaz.
Excel nudi veći izbor funkcija, nove stilove i ikone za uvjetno oblikovanje (Conditional Formatting), naprednije „pametne oznake” (Smart tags) te dodatak Slicer kojim će napredniji korisnici podatke zaokretne (pivot) tablice filtrirati i prikazivati na posve nov način što svakako vrijedi isprobati. Sve su ovo solidne i u potpunosti funkcionalne nadogradnje na već najbolji program za tablične kalkulacije.
Pri radu s velikim brojem podataka i analizi od velike će vam pomoći biti tehnologija PowerPivot o kojoj više možete saznati u zasebnom članku ovog izdanja.

PowerPoint_Video_1 
PowerPoint 2010, kao i ostatak Office programa, dobio je čitav niz nadogradnji. Zanimljivosti su organiziranje dijapozitiva (slideova) u sekcije radi lakšeg lociranja željenog dijapozitiva te alat Background Removal koji na jednostavan način eliminira pozadinu bilo koje slike, kao i napredniji rad s videom.

Ako pogledamo PowerPoint, kroz povijest je jedino video ostao uskraćen za toliko potrebnu pažnju. Ova verzija ispravlja tu pogrešku i nudi čitav set alata u radu s videom. Nakon ubacivanja videa, bilo da se radi o lokalnom ili vezi prema online videozapisu, što nije bilo moguće u verziji 2007, sa samo nekoliko klikova možemo odrezati nepotrebne dijelove te primijeniti različite filtre i stilove. Čitava se prezentacija može pretvoriti u WMV (Windows Media Video) zapis ako na backstage izborniku Share odaberemo naredbu „Create a Video”. 

PowerPoint_Trim

 

U trenutku prikazivanja prezentacije (točnije, dijapozitiva koji uključuje videozapis) na raspolaganju su sve kontrole videa (zaustavi, pauziraj, vrati, ubrzaj) koje prijašnje verzije nisu imale. Nažalost, beta verzija PowerPointa s videom i dalje ima dosta problema (prikazivanje online videosadržaja), što bi u punoj verziji, prema najavama, trebalo biti riješeno.

Dostupan je veći broj tema, SmartArt objekata, animacijskih efekata (Custom animation) koji su isplivali na površinu vrpce Animations te veći broj tranzicija dijapozitiva koji se nalaze u zasebnoj vrpci Transitions. PowerPoint je u novoj verziji dobio upravo ono što mu je do sada manjkalo i s punim pravom zadržao vodeće mjesto programa za izradu prezentacija.

 

 

Ali to nije sve…

Ovisno o paketu Officea, u ponudi će biti dostupni manje popularni, ali ne i manje važni članovi obitelji Microsoft Officea: Access, OneNote, InfoPath i Publisher.
Dočim navedene programe Officea velika većina korisnika ne rabi ili ih nema potrebe rabiti (neki ih nisu nikad čak ni pokrenuli), oni su se godinama razvijali i postizali sve bolja i jednostavnija rješenja za probleme vjernih im korisnika. Pa ako ste upravo takav korisnik, u verziji 2010 neki će vas dodaci ostaviti bez daha.

OneNote_1OneNote 2010 donosi nove i korisne dodatke za „brže-bolje” prikupljanje zabilješki. Od ostalih novosti OneNotea, zanimljivije su bolja organizacija unutar sekcija, naprednije pretraživanje (teksta unutar slika, zabilješki napisanih Tabletom), točnije kopiranje teksta sa slike (u verziji 2010 naredba „Copy Text from Picture” dostupna je desnim klikom na sliku koja sadrži tekst), wiki linkovi, povezanost IE-a i Outlooka (desnim klikom možemo direktno prebaciti sadržaj u OneNote), pojačana matematička podrška (upisivanjem formule ili funkcije sa završetkom znaka jednakosti OneNote vraća rezultat), poboljšano dijeljenje dokumenata i druge.

Access nudi nove web kontrole i mogućnost kreiranja web stranica koje se u samo nekoliko poteza mišem mogu objaviti na internetu. Ukratko, od sada, osim klasične Access forme, možemo birati i web stranice. Online rješenja kao što su web trgovine, forumi, registracija korisnika – ili bilo koja druga koja možete zamisliti – udaljena su samo nekoliko koraka.

InfoPath 2010 olakšava izradu i dizajn formi (obavezno isprobajte novu kontrolu Picture Button) zahvaljujući vrpcama Insert i Page Design koje sadrže sve potrebno za što brže stizanje na cilj ili što brže dostavljanje formi krajnjem korisniku. Primjena pravila unosa podataka (validation) na željena polja forme jednostavna je preko novog alata Quick Rule (vrpca Properties pa alat New Rule). InfoPath podržava objavljivanje formi na SharePointu 2010, ako je dostupan te pristupanju na različite načine.

Publisher2010_1
Publisher 2010 ne nudi prevelik broj promjena, no neke od glavnih promjena vezane su uz navigaciju stranica trenutne publikacije koje su smještene u okno zadatka Pages u lijevom dijelu sučelja koje nudi bolji pregled publikacije (za razliku od stare verzije u statusnoj traci) i smještanju svih alata u vrpce koje donosi osvježenje u radu.

 

U današnjem je svijetu osnova pismenosti (po novoj definiciji) poznavanje rada u paketima kao što je i Microsoft Office. Rad u Wordu, Excelu, PowerPointu i Outlooku podrazumijeva se u svakodnevnoj upotrebi te postaje nezaobilazna točka u poslovnoj i osobnoj edukaciji. Po onom što nam pokazuje beta verzija, budućnost paketa Office osigurana je. Puna verzija, ako je vjerovati najavama o stabilnosti, brzini i potpunoj funkcionalnosti, sigurno će privući još veći broj korisnika. I na kraju, kao zaključak, izjavljujemo da je Microsoft obranio titulu vodećeg uredskog programa na tržištu.

Word_Find            SparkLines
Novo sučelje koje olakšava pretraživanje                                Sparklines na djelu

 

QuickStep_1                          Access_Web_db
Brzo obavljanje zadataka kroz Quick Step                           Kreiranje web baze podataka kroz Access 2010

 

Imaš poštu

Kod Outlooka najveća je promjena vidljiva već kod pokretanja jer je stara verzija Outlooka 2007 djelomično prilagodila sučelje koristeći vrpce po potrebi (primjer je izgled prozora nove poruke), dok je nova 2010 verzija doživjela potpunu preobrazbu.

Ovo je program koji se u poslovnom svijetu nametnuo kao imperativ dok u privatnom još postoje oni koji ga izbjegavaju. Nova verzija Outlooka 2010, iako ponekad ima ozbiljnih problema oko prikazivanja sadržaja e-mail poruka kreiranih po HTML standardima, mogla bi osvojiti novim izgledom i funkcionalnošću pokojeg novog korisnika. Access_Web_1
Korisnici koji žive u „svijetu mailova” imaju novo oružje u borbi s ogromnom količinom poruka koja neprestano raste. Jedna je od korisnijih novosti alat Quick step. Quick stepu se pristupa desnim klikom koji u iskočivom izborniku nudi čitav niz primjenjivih radnji na stavke mailova. Neke od zanimljivijih radnji jesu prebacivanje poruka u određenu mapu, zakazivanje sastanaka i prosljeđivanje e-mail poruke nadređenom. Dodatne je stavke u Quick stepu lagano dodati preko čarobnjaka ili odabirom neke već ugrađene radnje.

Kalendari su dobili još jedan pogled koji u vremenskoj liniji prikazuje stavke (sastanci, događaji, obveze) za označeni period. Nikad nije bilo lakše pregledavati stavke koje se vremenski preklapaju.

Jedna od formi jednostavnog online foruma kreiranog u doslovno 10 minuta

Količina poruka koju dnevno obrađujemo sve je veća, a snalaženje u tom moru poruka komplicirano je i dugotrajno. Zbog toga je u novom Outlooku uvedena mogućnost prikazivanja poruka kao dio konverzacije (Conversation View). Na taj će način sve poruke koje se odnose na istu nit komunikacije biti prikazane kao jedinstvena konverzacija što omogućava lakše snalaženje u porukama. Vjerojatno ste često bili u situaciji gdje ste se nalazili u CC: polju poruke iako ona vama nema nikakav značaj. Do sada niste imali način kako da zaustavite takve poruke koje jednostavno ne želite pratiti, osim ako biste kreirali zasebno pravilo. U novom Outlooku dovoljno je kliknuti „Ignore” i cijela konverzacija će se obrisati, a sve naknadne poruke bit će direktno poslane u smeće.

Budući da je komunikacija u današnje doba odavno izašla izvan granica slanja i primanja e-mailova, Microsoft najavljuje novi dodatak pod nazivom Outlook Social Connector koji bi trebao postati u potpunosti dostupan kada i puna verzija Officea. Zbog porasta broja društvenih mreža i promjene načina svakodnevne komunikacije, preko Outlook Social Connectora će nakon primitka e-mail poruke biti moguće pročitati informacije o pošiljatelju, vidjeti sliku pošiljatelja i vidjeti komunikacijske streamove podataka s pošiljateljem. Beta verzija trenutno nudi povezivanje sa SharePointom i nadamo se da će puna verzija uključivati i ostale popularne mreže. Međutim, postavlja se pitanje je li ta nova mogućnost uistinu potrebna.

Outlook_1 I Outlook ima ribbon sučelje

Promjene u sučelju

Prvi pogled na novo sučelje Microsoft Officea 2010 gotovo ne otkriva da se radi o novoj verziji čitavog paketa, no razlike koje će otkriti da se ipak radi o novoj verziji, jesu izgled Officeovog loga u gornjem lijevom kutu i standardna siva tema okruženja. Logo Office promijenio je oblik i sada je smješten u pravokutnik koji zauzima manji prostor od loga starije verzije. Bez obzira na to jeste li novi korisnik Microsoft Officea ili korisnik koji se napokon naviknuo na vrpce (ribbons), upravo ste primili dobru vijest: u većini Officeovih programa nema potrebe prilagođavanju. Vrpce su gotovo identične, uz pokoji novi alat, a sad su i ondje gdje ih nije bilo (Outlook, InfoPath, Publisher) te su preuzele kontrolu i postavile nova pravila ponašanja za čitav paket. Ukratko, „svijet vrpci” preuzeo je sve programe Officea.

Ako se i dalje niste u potpunosti prilagodili ili prvi put radite s vrpcama, preporučujemo da sa stranice http://www.officelabs.com/ribbonhero preuzmete Ribbon Hero, besplatni dodatak Officeu koji kroz igru olakšava prilagodbu.

BackStage_1Gotovo da neće biti kraja upušta nju u istraživanje novih mogućnosti Officea 2010. Sada se jednim klikom na Officeov logo, u bilo kojem od programa u paketu, pojavljuje posve novo sučelje backstage (naziv po Microsoftu). Upravo taj jedan klik, osim što daje uobičajene naredbe, otvara vrata glavnim promjenama. Sve ono što su sadržavali različiti dijaloški okviri ili je bilo skriveno, kao što su naprednije spremanje, zaštita, informacije o dokumentu i slično, sada dijeli centralno mjesto.

Drugim riječima, backstage je nadogradnja starih mogućnosti, ali još i puno više. Jedan od zanimljivijih dodataka je dijeljenje dokumenata koje sa samo nekoliko klikova dokument čini dostupnim i korisnicima na drugom kraju svijeta.

 

Preko novog sučelja zvanog backstage dijeljenje dokumenata nikad nije bilo lakše.

Napomena: Članak je preuzet iz posebnog izdanja WinDays Mreža 2010, objavljenog u travnju 2010., izdavač BUG d.o.o.