Projekti – kako ih pokrenuti?

natalija_stjepanek  

Krajem siječnja u Osijeku je za voditelje županijskih stručnih vijeća iz informatike/računalstva i fizike u sklopu regionalnog međupredmetnog stručnog usavršavanja organizirana radionica Upravljanje školskim projektima. Radionicu su, unutar teme Organizacija projekata i primjena u nastavi, organizirale Viktorija Hržica, viša savjetnica za informatiku i računalstvo i Nataša Šimić, viša savjetnica za fiziku, a voditelj je bio gospodin Darko Jureković, predstavnik Microsofta Hrvatska.

Tema upravljanja projektima prilagođena je potrebama nastavnika pa je uvodni dio bio posvećen podjeli projekata u kojima mogu sudjelovati nastavnici te su tako projekti podijeljeni na one u kojima sudjeluje tim ljudi i one u kojima sudjeluje jedan nastavnik.

Predavanje je obuhvatilo sve faze u upravljanju projektima, a neke od njih obrađene su na konkretnim primjerima – Projekt zimske škole informatike i Projekt zimske škole fizike.

Fazu pokretanja projekta na praktičnom primjeru Zimske škole informatike razradili smo na sljedeći način:

    • Zimska škola je radionica za učenike koja traje određen broj dana (5 dana) s ciljem obrazovanja i druženja učenika u vrijeme zimskih praznika.
    • Obuhvaća područje koje je dopuna nastavnim sadržajima predmeta, a atraktivno je i učenicima zanimljivo. Gradivo je vezano uz plan i program, ali je izbornog sadržaja.
    • Svrha projekta je razviti vještine za samostalan i praktičan rad, komunikacijske i prezentacijske vještine.
    • Projekt uključuje zainteresirane učenike 7. i 8. razreda osnovne škole te 1. i 2. razreda srednje škole, od 12. do 17. godine.
    • Zimska škola uključuje do 20 učenika koji plaćaju kotizaciju od 50 kn. Predavači su istaknuti stručnjaci iz predmetnog područja.
    • Na kraju projekta potrebno je procijeniti uspješnost projekta – praktičnim radom učenika, listićima procjene i anketama za učenike i nastavnike. Mjerljivost uspješnosti projekta moguća je i zahvaljujući broju prijavljenih i prisutnih učenika, procjenom znanja i vještina koje su učenici stekli i slično.

Prilikom izrađivanja opsega posla potrebno je napisati aktivnosti koje će se napraviti i koje se neće da bi se izbjegli aktivnosti za koje nemamo resurse pa je opseg projekta s obzirom na prethodno opisani cilj:

Što je dio opsega za Zimsku školu informatike?

Oprema, predavači, obavijest školama, prostor, određivanje vremena, osigurati okrjepu, alate za rad i materijale za učenike: skripte, CD, plakati za promidžbu, obavijest medijima, osigurati nagrade za završni rad i poklon-vrećice za sudionike, osigurati dežurstva pomoćnog osoblja, priprema potvrda o sudjelovanju – predavačima i učenicima, osigurati mrežnu stranicu za online praćenje aktivnosti.

Što nije dio opsega?

Ne možemo primiti više učenika od unaprijed dogovorenog broja, nećemo dežurati izvan određenog vremena, nećemo popravljati računala, nema probijanja satnice, polaznici ne mogu donositi vlastita računala, nećemo raditi teme izvan plana i programa, nema naknadnog uključivanja učenika, ne radimo s učenicima koji nemaju potrebna predznanja.

Važno je naglasiti da, ukoliko dođe do izmjene opsega, u projektu treba uskladiti vrijeme, troškove i kvalitetu prema trokutu prilagodbe što znači da promjena jedne veličine uzrokuje promjenu ostalih. Poslove koje smo naveli možemo podijeliti u nekoliko cjelina: logistika, sadržaj, informiranje i komuniciranje, administrativna potpora, organizacija i management te kontrola.

Poslove smo podijelili na sljedeći način:

  1. Logistika
    1. Osiguranje odgovarajućeg prostora, opreme, programa
    2. Kontrola ispravnosti opreme i prostora
    3. Osigurati prostor za okrjepu
    4. Osigurati dobavljača za jelo i piće
    5. Nabaviti čaše, salvete i slično
    6. Osigurati poklone i nagrade
    7. Osigurati dežurstvo pomoćnog osoblja
  1. Sadržaj
    1. Osigurati predavače
    2. Odrediti tijek aktivnosti (hodogram, program, dnevni red)
    3. Odlučiti o planu programa i temama
    4. Razraditi plan radionica
    5. Pripremiti materijale za učenike (CD, skripta)
  1. Informiranje i komuniciranje
    1. Izrada promidžbenih plakata
    2. Sastavljanje pisma obavijesti
    3. Pisanje e-pošte, obavljanje telefonskih razgovora
    4. Priprema ankete i listića procjene
    5. Predaja oglasa i komunikacija s medijima
    6. Izrada biltena
    7. Stvaranje mrežne stranice
    8. Izrada priznanja o sudjelovanju učenicima i voditeljima
  1. Administrativna potpora
    1. Nabavka potrošnog materijala
    2. Prikupljanje kotizacija
    3. Izrada ugovora o djelu
    4. Uplata novčanih sredstava
    5. Izdavanje računa
    6. Plaćanje dobavljačima
  1. Organizacija i management
    1. Organizacija sastanaka
    2. Vođenje projektne dokumentacije
    3. Praćenje aktivnosti pojedinih dijelova tima
    4. Usklađivanje aktivnosti
    5. Konsolidiranje izvještaja
    6. Komunikacija sa sponzorima
    7. Revizija budžeta
  1. Kontrola
    1. Usporedba plana i realizacije barem jednom tjedno
    2. Izvještavanje ostalih članova tima (voditelja)
    3. Prijedlozi za korektivne mjere u slučaju odstupanja od plana

Prema podjeli poslova odredili smo uloge u timu. Kad je manji obim poslova, neke se uloge mogu spojiti ili ih možemo razdvojiti ako je veći obim poslova.

Nakon što su definirane potrebne uloge u timu i određene kompetencije za svaku ulogu, formira se tim od kolega koji su motivirani za rad na projektu. Po potrebi se uzimaju vanjski suradnici.

Potrebno je navesti i rizike koji mogu uzrokovati probleme i dovesti do neuspjeha projekta. Na rizike je potrebno obratiti pažnju od samog početka projekta. Uz rizike se određuje težinska vrijednost – vjerojatnost nastupa u postocima*učinak ( 1 – ne utječe; 10 – jako utječe).

  1. Internet (2,4 = 30 % * 8)
  2. Osipanje djece (1,8 = 30 % * 6)
  3. Loša promidžba (1,6 = 20 % * 8)
  4. Vremenski problemi (1 = 10 % * 10)
  5. Spriječenost predavača (1 = 10 % * 10)
  6. Nestanak struje (1 = 10 % * 10)
  7. Kvar grijanja (0,7)
  8. Problemi s osobljem (0,5)
  9. Kvar na opremi (0,08)

Uz rizike se navode i posljedice za uspješnost projekta.

Posljednja u fazi pokretanja projekta je procjena potrebnog proračuna za sam projekt:

Ukupna cijena 30.000 kn
Trajanje 5 dana
Ukupan broj sati 40 sati
Broj učenika 30
Troškovi predavača 14.000 kn
Prehrana 4.500
Plakati, reklame 1000
Logotip, mrežne stranice 2000
Potrošni materijal 800
Pohvalnice, priznanja 700
Nagrade za najuspješnije 1000
Organizacija (projektni tim) 6000

Procjenom proračuna završeno je pokretanje projekta. Da bismo krenuli u sljedeću fazu – planiranje projekta, važno je završiti fazu pokretanja u kojoj bismo trebali imati odgovore na sljedeća pitanja: motivacija za projekt, cilj projekta, vizija rješenja, opseg rješenja, koncept rješenja, tim i proračun projekta. Većina ovih odgovora potrebna je za projektnu dokumentaciju i nacrt projekta.

Prije konkretnog rada na projektu potrebno je pronaći resurse (financijsku potporu) koja će pomoći realizaciji projekta. Zato je nastavnike potrebno upoznati s načinom pisanja prijave na natječaj radi dobivanja financijske potpore. To je, rekla bih, jedan od ključnih momenata projekta.

Zbog važnosti cjeloživotnog obrazovanja, Europska komisija je u sklopu programa cjeloživotnog učenja integrirala nekoliko različitih programa za koje daje financijsku potporu za predložene i odobrene projekte. Za nastavnike je važan program Comenius i Leonardo da Vinci u sklopu programa Agencije za mobilnost i programe EU.