Podešavanje dodatnih mogućnosti u programu Microsoft Outlook Web App

gordana_darko

Kako je prošlo već dosta vremena od našeg zadnjeg teksta o radu s programom Microsoft Outlook Web App, vjerujemo da ste isprobali sve mogućnosti o kojima smo pisali te da vam se u sandučiću nakupilo poprilično poruka :-). Snalazite li se među hrpama pristiglih poruka? Jeste li se zapitali mogu li se organizirati, možete li ih pretraživati?
U ovom nastavku priče o e-pošti upoznat ćemo vas s načinom na koji možete upravljati ulaznom poštom te s dodatnim mogućnostima koje pruža program Microsoft Outlook Web App.

Mogućnosti sandučića elektroničke pošte

Želite li istražiti dodatne mogućnosti u radu s poštanskim sandučićem koje pruža Outlook Web App, kliknite na gumb Mogućnosti u gornjem desnom kutu prozora programa. Otvorit će se prozor u kojem možete odabrati jednu od šest ponuđenih mogućnosti: Račun, Organiziranje e-pošte, Grupe, Postavke, Telefon i Blokiraj i dopusti. Krenut ćemo s postavkama računa.

slika1- mogucnosti sanducica
Dodatne mogućnosti sandučića elektroničke pošte

Postavke Račun

U postavkama Račun možete promijeniti podatke o korisniku, ali i dodati druge korisničke račune elektroničke pošte.

Promjena podataka o korisniku

Kako biste promijenili podatke o korisniku računa elektroničke pošte, kliknite na gumb Uređivanje u srednjem dijelu prozora u okviru Informacije o računu. Otvorit će se novi prozor u kojem možete promijeniti ime i prezime korisnika, dodati njegove inicijale ili promijeniti zaslonsko ime korisnika – ime koje će se prikazati u adresaru (u retku Primatelj: kad primate elektroničku poštu te u retku Pošiljatelj: kada ju šaljete).
Nadalje, ovdje možete upisati dodatne podatke o korisniku, primjerice mjesto i brojeve kontakta. Za upisivanje ovih podataka morat ćete proširiti izbornik Mjesto kontakta i Brojevi kontakta klikom na dvostruku strelicu koja se nalazi na kraju trake s imenima izbornika.

Nakon što ste upisali ili promijenili željene podatke, ne zaboravite kliknuti na gumb Spremi na dnu prozora.

slika2 - Promjena podataka o korisniku
Promjena podataka o korisniku – Informacije o računu

Dodavanje drugih korisničkih računa elektroničke pošte

Live@edu usluga nudi mogućnost dodavanje više korisničkih računa elektroničke pošte. Time se omogućava da na jednom mjestu vidite sve svoje račune i da poruku šaljete s adrese koju odaberete. Kako biste dodali novi korisnički račun, slijedite ove korake:  

  1. slika3 - Dodavanje drugih  korisničkih računa elektroničke pošteKliknite na Mogućnosti kako biste otvorili stranicu s postavkama računa.   
  2. U postavkama Računa u okviru Povezani računi kliknite na gumb Novo.
  3. Otvorit će se prozor Nove veze s računom pa u okvir Adresa e-pošte upišite adresu računa s kojim se želite povezati. U okviru Lozinka upišite zaporku korisničkog računa s kojim se povezujete, odnosno zaporku koju koristite za prijavljivanje u taj račun. Nakon što ste sve upisali, kliknite na gumb Sljedeće.
  4. U prozoru Nova veza s računom dobit ćete poruku da su vaši računi povezani te da ćete uskoro moći vidjeti poštu s povezanog računa. Kako biste završili povezivanje računa, kliknite na gumb Završi.
  5. Kad povežete račune, u okviru Povezani računi pojavit će se novi korisnički račun te će se početi prenositi poruke elektroničke pošte koje imate na tom računu.
  6. Prilikom slanja poruke elektroničke pošte moći ćete birati s kojeg je računa želite poslati.

slika4 - dodavanje drugih korisničkih računa

Postavke Organiziraj e-poštu

Slika5- organiziraj e-poštuDobro organizirana ulazna pošta uštedjet će vam mnogo truda i vremena u radu s porukama pa je dobro poznavati nekoliko važnih stvari vezanih uz postavke njihove organizacije.

Kako biste je organizirali, kliknite na karticu Organiziraj e-poštu. Možete odrediti brojne postavke organizacije: postavke i pravila ulazne pošte, traženje poruke, izvještaj o primitku i brisanju poruka i vraćanje obrisanih poruka. Krenut ćemo od postavljanja pravila mape ulazne pošte.

 

Pravila mape ulazne pošte

Poruke ćete najlakše organizirati pomoću prilagođenih mapa i pravila koji će ih nakon primanja premjestiti u željenu prilagođenu mapu.

Da biste postavili novo pravilo, kliknite na gumb Novo na kartici Pravila mape ulazne pošte. U prozoru Novo pravilo za ulazni spremnik u okviru Kad stigne poruka i: iz padajućeg izbornika odaberite jednu od ponuđenih mogućnosti. Primjerice, ukoliko sve poruke jednog pošiljatelja želite smjestiti u određenu prilagođenu mapu, odaberite Poslao je….

U sljedećem koraku odaberite željenog pošiljatelja iz adresara dvostrukim klikom miša na njegovo ime te nakon toga kliknite na gumb U redu. Napominjemo da u pravilo možete uvrstiti i više pošiljatelja: odaberite sve željene pošiljatelje prije nego kliknete na gumb U redu.
Nakon što ste kliknuli na U redu, vratit ćete se u prethodni prozor. U njemu u okviru Učini sljedeće: odaberite jednu od ponuđenih mogućnosti, primjerice Premjesti poruku u sljedeću mapu…. U dijaloškom okviru Odaberi Mapu odaberite prilagođenu mapu u koju želite smještati poruke odabranog pošiljatelja. Ukoliko niste napravili mapu, napravite ju ovdje:

  1. Odaberite mapu Ulazna pošta.
  2. Kliknite na gumb Nova mapa.
  3. Upišite ime mape i potvrdite svoj unos pritiskom na tipku Enter.
  4. Kliknite na gumb U redu.

Kako biste završili izradu pravila, kliknite na gumb Spremi i vaše će se pravilo pojaviti u popisu stvorenih pravila. Možete ih i isključiti ili izbrisati s popisa, a možete promijeniti i redoslijed pravila koja se nalaze u popisu.

 

Na iduće dvije kartice, Automatski odgovor i Izvješće o isporuci, možete stvoriti automatski odgovor koji se šalje pošiljatelju u vrijeme vaše odsutnosti. Primjerice, odlazite li na godišnji odmor i nećete nekoliko dana biti u mogućnosti odgovarati na poruke, stvorite poruku automatskog odgovora koja će pošiljatelje poruka obavijestiti o vašoj odsutnosti.

Postavke Grupe

Grupu kontakata čine dvije ili više osoba koje se nalaze u nekom zajedničkom adresaru, primjerice adresaru škole, a omogućuju slanje iste poruke elektroničke pošte cijeloj grupi odjednom .
Na kartici Grupe možete odrediti postavke vezane uz grupe kontakata: možete provjeriti u kojim ste vi grupama ili stvoriti svoju grupu koja će se pojavljivati u zajedničkom adresaru te će ju moći koristiti i drugi korisnici .

Slika6 - Postavke grupe 
Podešavanje Postavki

Na kartici Postavke određujete prikaz poruke, veličinu i vrstu fonta u poruci, provjeru pravopisa te mijenjate mogućnosti kalendara, kontakata, jezika i vremena.

slika7 - postavke


Umetanje potpisa u poruku elektroničke pošte

slika8 - Umetanje potpisa u poruku elektroničke pošteČesto se dopisujete i nerijetko vam se dogodi da pošaljete poruku koju niste potpisali? Ukoliko je primatelj vaš dobar prijatelj, zasigurno vam neće zamjeriti ovakav propust. No, radi li se o nekom drugom, primjerice poslovnom kontaktu, to neće izgledati baš najbolje. Kako biste izbjegli ovakve situacije, upoznajte jednu od odličnih stvari koju nudi program Microsoft Outlook Web App – potpise e-pošte.
Kako biste mogli koristiti potpise e-poruka, trebate stvoriti barem jedan potpis.

  1. Otvorite Postavke te u okvir Potpis e-pošte upišite svoj potpis i uredite ga po želji.
  2. Ako želite da se potpis pojavi automatski u svakoj poruci koju šaljete, označite mogućnost Automatski uključi moj potpis u poruke koje šaljem.
  3. Kada ste upisali potpis, kliknite na gumb Spremi.

 

Oblikovanje teksta u poruci elektroničke pošte

Kako biste elektroničkim porukama dali malo svog osobnog šarma, oblikujte tekst poruke na vama svojstven način.

  1. Vrstu i veličinu fonta kojim ćete pisati poruke možete oblikovati u okviru Oblik poruke.
  2. Nakon što odaberete vrstu i veličinu fonta, kliknite na Spremi.

slika9 - Oblikovanje teksta u poruci elektroničke pošte

Postavke Telefon

slika10 - Postavke telefonU postavkama Telefon možete podesiti sinkroniziranje mobitela sa svojim korisničkim računom. Korisnici koji imaju mobilne uređaje s podrškom za Microsoft Exchange Server, moći će podesiti mobitel tako da se svi podaci s Live@edu računa (elektronička pošta, kontakti, kalendar) sinkroniziraju s mobitelom. Također možete podesiti mogućnosti za slanje podsjetnika iz kalendara preko SMS-a. Ta mogućnost još nije dostupna za naše mobilne operatere.

 

Postavke Blokiraj ili dopusti

Primate li mnogo Spam poruka ili ste slučajno završili na nekom popisu kontakata te vam stižu poruke koje nemaju nikakve veze s vama? Ovakve i slične probleme možete jednostavno riješiti upotrebom postavke Blokiraj ili dopusti. Ova postavka omogućuje da podesite mogućnosti za upravljanje bezvrijednom poštom. Možete odrediti automatsko filtriranje ili dodati adrese elektroničke pošte s kojih pošta nikada neće ići u bezvrijednu. Također možete dodati adrese s kojih će pošta uvijek ići u odjeljak bezvrijedne pošte.

slika11 - blokiraj i dopusti