Osnove rada s programom Microsoft Outlook Web App

darko-goga

Nadamo se da ste se uspješni registrirali na portalu Suradnici u učenju i dobili svoj elektronički identitet na @ucitelji.org. Ukoliko niste, svakako to što prije učinite i krenite zajedno s nama u upoznavanje programa Microsoft Outlook Web App.

Možda će se neki od vas zapitati što se dogodilo s programom Microsoft Outlook Live? Odgovor je jednostavan: Outlook Live je prerastao u Outlook Web App. Microsoft Outlook Web App dolazi s novim Microsoftovim Exchange Serverom 2010 te korisnicima donosi mnoštvo novina. Jedna, koja će zasigurno razveseliti mnoge od vas, je hrvatsko sučelje programa Outlook Web App. Uz mogućnost rada s elektroničkom poštom, korisnicima omogućuje pristup glasovnoj pošti, trenutačnim i SMS porukama i to sve na jednom mjestu uz upotrebu gotovo svih glavnih mrežnih preglednika.

Gdje i kako započeti rad?

Kako biste pristupili programu Microsoft Outlook Web App, prijavite se na početnu stranicu Live@Edu na adresi http://posta.ucitelji.org. Ukoliko vaša škola posjeduje vlastitu domenu, tada se prijavite na adresi oblika posta.[VASA_DOMENA].hr poput, primjerice, posta.os-popovaca.hr. Za prijavu vam treba vaš elektronički identitet, adresa elektroničke pošte i zaporka.

Postupak prijave je sljedeći:

  1. Otvorite mrežni preglednik i u adresnu traku upišite adresu http://posta.ucitelji.hr.
    Napominjemo da Outlook Web App svojim korisnicima pruža jednako bogato i produktivno iskustvo u gotovo svim glavnim mrežnim preglednicima pa možete upotrijebiti programe Internet Explorer 7 +, Firefox 3 + i Safari 3 +.
  2. Otvorit će se stranica Windows Live na kojoj se prijavljujete upisivanjem svojih Windows Live ID korisničkih podataka, tj. upisivanjem svoje adrese elektroničke pošte (npr. ime.prezime@ucitelji.hr) i zaporke koju ste izabrali. Nakon upisa podataka kliknite na Prijava ili pritisnite tipku Enter.
  3. Želite li da računalo zapamti vaše korisničke podatke, označite Zapamti me na ovom računalu i Zapamti moju lozinku. Ovu mogućnost nikako nemojte koristiti na računalima koje koristi više korisnika, dijeljenim računalima poput računala u zbornicama ili javno dostupnim računalima.

slika1

Korisničko sučelje programa Outlook Web App

slika2Nakon prve prijave otvorit će se obrazac s dodatnim podacima koje trebate ispuniti, a trebate odabrati i zadati i jezik koji želite koristiti u programu Outlook Web App te vremensku zonu u kojoj se nalazite. Nakon unosa svih potrebnih podataka možete započeti s korištenjem Outlook Web App mrežne stranice, tj. stranice vašeg sandučića elektroničke pošte. Sučelje programa bit će na hrvatskom jeziku ukoliko ste odabrali i zadali hrvatski jezik.

 

Ukoliko ste dosad za primanje i slanje elektroničke pošte koristili program Microsoft Outlook 2007, lako ćete prepoznati većinu dijelova korisničkog sučelja. Uz lijevi rub prozora smješteno je navigacijsko okno koje omogućuje jednostavan pristup svim mapama u vašem poštanskom sandučiću. Tu su:

 

  1. slika3_korisnicko_suceljeUlazna pošta – ulazni sandučić, mapa u koju se spremaju poruke koje primamo.
  2. Poslano – poslana pošta, mapa u kojoj se nalaze poruke koje smo poslali.
  3. Bezvrijedna e-pošta – neželjena elektronička pošta.
  4. Obrisano – obrisane stavke, mapa u koju se spremaju obrisane poruke. Sve poruke koje se nalaze u ovoj mapi nisu trajno izbrisane. Za trajno brisanje kliknite desnom tipkom miša na mapu Obrisano i odaberite naredbu Isprazni mapu izbrisane stavke.
  5. Pošta, Kalendar, Kontakti, Zadaci – gumbi za otvaranje stranica kalendara, popisa kontakata, pošte i popisa zadataka.
  6. Novo – stvaranje nove poruke elektroničke pošte.
  7. Sadržaj pretinca s porukama.
  8. Prostor za čitanje poruka.
  9. Gumbi za prosljeđivanje i odgovaranje na poruke elektroničke pošte.

Svaka vrsta mape u vašem poštanskom sandučiću (Pošta, Kalendar, Kontakti i Zadaci) ima svoju alatnu traku prilagođenu potrebama pojedine mape. Tako su u mapi Pošta dostupni alati za rad s porukama: gumb Novo je za stvaranje nove poruke, a tu su i gumbi za daljnji rad s porukama. Ispod alata se nalazi glavni prozor za pregled i čitanje poruka kao i prozor sa sadržajem mape s porukama.

Slanje nove poruke elektroničke pošte

Jedna od osnovnih funkcija programa Outlook Web App zasigurno je primanje i slanje poruka elektroničke pošte. Pogledajmo kako stvoriti novu poruku elektroničke pošte. 

  1. slika4_slanje_e-posteKliknite na gumb Novo na alatnoj traci u mapi Pošta kako biste otvorili prozor za stvaranje nove poruke. To je isti prozor koji ćete koristiti i prilikom odgovaranja na primljenu poruku ili prilikom prosljeđivanja primljene poruke.
    Ovaj prozor može se otvoriti i pritiskom kombinacije tipki Ctrl+N.
  2. U okviru Prima upišite adresu osobe kojoj šaljete poruku. Ukoliko istu poruku želite poslati na adrese više osoba, adrese u okviru Prima odvojite znakom „;“ ili adrese primatelja kopija upišite u okvir Kopija.
  3. U okviru Predmet upišite naslov poruke koju šaljete.
  4. Prostor za pisanje poruke – je prostor u koji upisujete tekst svoje poruke.
  5. Nakon što ste upisali primatelje, predmet i tekst poruke, kliknite na Pošalji i pošaljite poruku.

Pronalazak elektroničke adrese primatelja poruke u Kontaktima

Osim ručnog upisivanja adresa primatelja, možete se poslužiti adresama koje se nalaze u adresaru. Adresar automatski skuplja sve adrese iz vaše domene pa sadrži popis adresa svih korisnika registriranih u vašoj domeni, primjerice ucitelji.org.

  1. slika5Želite li pronaći adresu koja je nalazi u popisu kontakata, kliknite na gumb Prima
  2. Otvorit će se adresar s popisom korisnika vaše domene.
  3. U središnjem dijelu prozora Adresar nalazi se tražilica za brzo pretraživanje liste kontakata. Upisivanjem imena kontakta u okvir za pretraživanje i pritiskom tipke Enter, možete pokrenuti traženje kontakta. Ova mogućnost će vam pomoći kad vaša domena ima velik broj korisnika.
  4. Dvostrukim klikom na ime kontakta umetnut ćete ga na popis primatelja. Na ovaj način možete pronaći i grupu korisnika te poruku elektroničke pošte odjednom poslati cijeloj grupi.
  5. Nakon što ste završili s odabirom svih kontakata, kliknite na gumb U redu kako biste se vratili u prozor sa svojom porukom.

Ponekad ćete željeti poslati poruku većem broju primatelja, ali tako da neki primatelji ostanu skriveni za druge. Upotrijebite okvir Skrivena kopija koji se nalazi na samom dnu prozora. Kako biste kontakt dodali među skrivene primatelje, odaberite ga s popisa te kliknite na gumb Skrivena kopija.

Neke kontakte koristit ćete češće od drugih. Kako bi vam uvijek bili na dohvat ruke, možete ih spremiti u mapu Moji kontakti koja se nalazi u grupi Kontakti u lijevom dijelu prozora. Da biste neki kontakt dodali u svoje kontakte, kliknite na njega desnom tipkom miša kad ga pronađete u popisu te odaberite naredbu Dodaj u kontakte. Na ovaj način kontakte možete dodati i u popis kontakata servisa za izravno dopisivanje.

Dodavanje privitka u poruke elektroničke pošte

Vrlo često uz tekst poruke šaljemo i neke dodatne dokumente (tekstove, tablice, slike i sl.) tzv. privitke poruci. Privitke je, ukoliko se radi o većim dokumentima, dobroslika6_ubacivanje_privitka prije slanja sažeti pomoću nekog od programa za sažimanje, primjerice WinRAR-a te ih tek tada dodati poruci kao privitke. Kako biste dodali privitak poruci, slijedite postupak:

  1. Želite li dodati privitak uz poruku, kliknite na gumb Priloži datoteku, tj. ikonu u obliku spajalice.
  2. U prozoru Priloži datoteke kliknite na Pregledaj kako biste sa svojeg računala odabrali datoteku koju želite poslati. Ukoliko svojoj poruci želite priložiti više datoteka, kliknite na poveznicu Odaberite više datoteka kako bi se otvorili dodatni okviri za odabir datoteka.
  3. Nakon što ste na svom računalu pronašli datoteku koju želite priložiti, kliknite na Otvori.
  4. Kada se datoteka privitka učita, kliknite na Priloži. Priloženi privitak će se pojaviti u okviru Priloži vaše poruke. Nakon što ste uspješno priložili privitak, poruka je spremna za slanje.

 

Otvaranje primljenih poruka elektroničke pošte

Poruke pristigle na vašu adresu elektroničke pošte bit će smještene u mapu Ulazna pošta ili u neku njenu podmapu koju stvara korisnik prema vlastitim potrebama. Ukoliko se u vašoj mapi ulazne pošte nalaze poruke koje još niste pročitali, uz njihov će naziv stajati broj koji predstavlja broj nepročitanih poruka. Ako sadržaj mape nije vidljiv u okviru za pregled poruka, kliknite mišem na mapu Ulazna pošta. Nepročitane poruke u popisu za pregled prepoznat ćete po zatvorenoj ikoni kuverte i podebljanom naslovu poruke. Želite li pogledati neku poruku, kliknite na njen naslov i sadržaj poruke će se prikazati u prozoru za prikaz teksta poruka. Ukoliko pak želite pristiglu poruku pregledati u novom prozoru, otvorite je dvostrukim klikom miša na naslov poruke.

slika7_otvaranje_pristigle_posteslika7a_mapa_primljeno

Odgovaranje na primljenu poruku elektroničke pošte

Želite li na poruku odgovoriti samo njenom pošiljatelju, upotrijebite gumb Odgovori koji ćete prepoznati po ikoni otvorene omotnice sa strelicom ulijevo. Ukoliko poruka koju ste primili ima, uz vas, više primatelja, možete odgovoriti i pošiljatelju i svim ostalim primateljima. Za ovakav način odgovaranja upotrijebite gumb slika8_odgovor_na_porukuOdgovori svima, a prepoznat ćete ga po ikoni s dvije omotnice i strelicom ulijevo.

  1. Klikom na gumb Odgovori – pismo s ljubičastom strelicom – odgovarate na poruku pošiljatelju.
  2. Klikom na gumb Odgovori svima – dvije omotnice s ljubičastom strelicom – odgovarate pošiljatelju i svim primateljima poruke.

Napominjemo da pošiljatelju možete odgovoriti i pomoću čavrljanja. Želite li na odgovoriti na takav način, kliknite na malu strelicu koja se nalazi ispod gumba Odgovori i iz padajućeg izbornika odaberite naredbu Odgovori putem čavrljanja. Naravno, pošiljatelj kojemu želite odgovoriti, mora biti dostupan na mreži što ćete lako vidjeti po zelenom krugu ispred njegovog imena.

Uz odgovaranje na poruku, česta aktivnost u radu s porukama je prosljeđivanje. Svaka se primljena poruka može proslijediti. Za prosljeđivanje primljene poruke:

  1. Kliknite na gumb Proslijedi – pismo s plavom strelicom te upišite adrese primatelja kojima želite poslati poruku.

 

Otvaranje privitka uz poruku elektroničke pošte

 

slika10_otvaranje_privitkaUz poruku često dobivamo i privitke, datoteke koje su priložene poruci koja nam je poslana. Prepoznajemo ih po ikoni u obliku spajalice. Kako biste otvorili i pregledali privitak, učinite sljedeće: 

  1. Dvostruko kliknite na ime datoteke u privitku. Otvorit će se dijaloški okvir Preuzimanje datoteke u kojemu odabirete otvaranje ili spremanje te datoteke na računalo.
  2. Kliknete li na Otvori datoteku, privitak će se otvoriti, a kliknete li na Spremi datoteku, privitak ćete spremiti u odabranu mapu na svojem računalu.

 

Pregledavanje poslanih poruka

U slanju i primanju poruka često ćete se naći u situaciji da nekome trebate ponovo poslati neku poruku ili ćete jednostavno željeti provjeriti jeste li određenu poruku poslali svim primateljima. Sve poslane poruke Outlook Web App automatski sprema u mapu Poslano. Stoga, ukoliko vam zatreba neka poruka koju ste ranije poslali, kliknite na mapu Poslano kako biste otvorili popis poslanih poruka u okviru za pregled poruka.

Pregledavanje obrisanih poruka

slika11_mapa_obrisano

Prilikom brisanja poruka, kontakata, događaja iz kalendara i sl. sve obrisane stavke odlaze u mapu Obrisano. Možete ih pregledati kliknite li mišem na njeno ime kako biste ju otvorili. Obrisane poruke bit će na raspolaganju sve dok ne ispraznite mapu Obrisano, a sve stavke iz te mape možete vratiti u neku drugu mapu svojeg poštanskog sandučića. Da biste vratili obrisanu stavku, kliknite na njeno ime desnom tipkom miša i odaberite neku od ponuđenih naredbi za kopiranje, premještanje ili rad s porukama. Ukoliko ste sigurni da vam izbrisane poruke više nisu potrebne, desnom tipkom miša kliknite na mapu Obrisano i odaberite naredbu Isprazni mapu Izbrisane stavke. Napominjemo da za trajno brisanje stavki iz poštanskog sandučića možete upotrijebiti kombinaciju tipki Shift + Delete. Na ovaj se način stavka ne premješta u mapu Obrisano, već se odmah trajno briše.

Završetak rada s poštanskim sandučićem

slika12_kraj_rada

Nakon što završite rad sa svojim poštanskim sandučićem, svakako se odjavite i zatvorite sve prozore mrežnog preglednika. Na ovaj ćete način spriječiti da drugi korisnici računala imaju pristup vašoj pošti. Kako biste se odjavili, kliknite na poveznicu Odjava koja se nalazi u gornjem desnom kutu prozora, odmah ispod vašeg imena za prikaz.