Organiziranje poštanskog sandučića

gogaS

slika0Gubite dosta vremena pretražujući svoju ulaznu poštu za porukom koju vam je prije nekoliko dana poslala kolegica? Nikad niste sigurni jeste li odgovorili na pitanje koje vam je uputio neki učenik, a poruku s pitanjem nikako ne možete pronaći? Ovakve i slične situacije jasni su pokazatelji da ste i vi jedan od onih koji nemaju dobro organiziran sandučić elektroničke pošte. Stoga, pronađite par minuta i organizirajte se. Upoznat ćemo vas s nekoliko jednostavnih načina dobrog organiziranja sandučića elektroničke pošte.

 

Prvo što biste svakako trebali učiniti je grupirati poruke koje su na neki način povezane, primjerice prema temi, kontaktu ili prema nekom drugom, vašem kriteriju. U tu ćemo svrhu vaš sandučić elektroničke pošte organizirati pomoću mapa u koje ćemo grupirati poruke međusobno povezane nekim kriterijem.slika1

 

Da biste stvorili novu mapu pošte:

  1. U navigacijskom polju Microsoft Outlooka 2007 odaberite Pošta.
  2. Iz izbornika Datoteka odaberite Novo > Mapa.
  3. U dijaloškom okviru Stvaranje nove mape upišite naziv nove mape.
  4. Odaberite koja će vrsta stavki biti sadržana u mapi kao i mjesto gdje će se mapa nalaziti, primjerice u mapi Primljeno.
  5. Kliknite na U redu.

 

Slika 1. Grupiranje poruka elektroničke pošte stvaranjem novih mapa

Nakon što ste stvorili novu mapu za grupiranje poruka elektroničke pošte, preostalo vam je još samo da željene poruke premjestite u željene mape. Postupak premještanja poruka u novu mapu ili podmapu je vrlo jednostavan:

  1. Kliknite na poruku desnom tipkom miša.
  2. Na izborniku prečica odaberite Premještanje u mapu.
  3. U dijaloškom okviru Premjesti stavke odaberite odredišnu mapu i kliknite U redu.

slika2

slika3Slika 2. Premještanje poruka

Ovo, dakako, nije jedini način na koji možete premjestiti poruku: možete je premjestiti i povlačenjem pomoću miša u odredišnu mapu u navigacijskom polju. Ukoliko ste poruku otvorili dvostruko kliknuvši na nju, možete upotrijebiti gumb Premjesti u mapu koji se nalazi na kartici Poruka grupa Akcije.

 

Slika 3. Premještanje poruka pomoću gumba Premjesti u mapu

 

Kako ne biste gubili previše vremena na premještanje poruka, možete postaviti pravila za automatsko premještanje poruka. Primjerice, ukoliko želite da sve poruke koje dolaze na neku od vaših e-adresa budu smještene u neku mapu, učinite sljedeće:

  1. U navigacijskom polju Microsoft Outlooka 2007 odaberite Pošta.
  2. Iz izbornika Alati odaberite Pravila i upozorenja.
  3. Na kartici Pravila e-pošte kliknite na gumb Novo pravilo.
  4. U dijaloškom okviru Čarobnjaka za pravila u koraku 1 odaberite Poruke poslane na popis raspodjele premjesti u mapu.
  5. U koraku 2 uredite opis pravila. Kliknite na podcrtane vrijednosti te odredite čije će poruke biti premještene u željenu mapu.
  6. Kliknite na gumb Dalje.
  7. U idućim koracima odaberite uvjete koje želite provjeriti te što želite napraviti s primljenom porukom. Po potrebi postavite iznimke i imenujte pravilo te odaberite želite li stvoreno pravilo primijeniti na poruke koje se već nalaze u mapi Primljeno.
  8. Kako biste završili s izradom pravila, kliknite na gumb Završi.

Nakon što ste dobro organizirali svoju ulaznu poštu, svakako ćete lakše pronalaziti izgubljene poruke. No, ukoliko vam pronalaženje neke određene poruke i dalje predstavlja problem, isprobajte neki od sljedećih načina traženja poruka.
Jedan od najčešćih postupaka kojima možete pribjeći kada tražite neku poruku je brzo razvrstavanje poruka. Možete ih razvrstati prema datumu, pošiljatelju, veličini datoteke i sl.
slika11
Kako biste promijenili način razvrstavanja poruka u programu Microsoft Outlook 2007, na vrhu okvira mape Primljeno kliknite na karticu Rasporedio. Otvorit će se padajući izbornik u kojem kliknite na kategoriju po kojoj želite rasporediti poruke.
Ukoliko vam ne odgovara ni jedna od ponuđenih kategorija, odaberite kategoriju Prilagodba te u dijaloškom okviru Prilagođavanje pogleda: Poruke razvrstavanje prilagodite svojim potrebama.
Za bolju preglednost svakako uključite i mogućnost Pokaži u grupama koja će poruke slika12razvrstati u grupe ovisno o načinu odabranog razvrstavanja. Među porukama raspoređenim na ovaj način lako ćete pronaći poruku koju tražite jer će vaši kontakti biti razvrstani abecednim redom.

 

Slika 4. Padajući izbornik Rasporedi

 

 
Slika 5. Dodatno prilagođavanje raspoređivanja poruka – dijaloški okvir Prilagođavanje pogleda: Poruke

Microsoft Office Outlook 2007 pruža još jedan način brzog pronalaženja stavki, tj. poruka elektroničke pošte. Radi se o Trenutnom pretraživanju. Za trenutno pretraživanje koristimo Okno Trenutnog pretraživanja koje je dostupno u svim prikazima programa Outlook kao što su Pošta, Kalendari i sl.

Pogledajmo kako potražiti poruku. Ukoliko je vaša mapa Pošta organizirana pomoću mapa, najprije odaberite mapu unutar koje želite tražiti. U okviru Trenutno pretraživanje prepoznat ćete je po poruci Pretraži naziv mape. Upišite tekst koji tražite te u oknu Rezultati trenutnog pretraživanja pogledajte poruke koje sadrže traženi tekst, štoviše, traženi tekst bit će dodatno istaknut.
Ukoliko su rezultati pretraživanja dali previše poruka, suzite pretraživanje upisivanjem više ključnih riječi ili upotrijebite dodatne mogućnosti pretraživanja proširivanjem Graditelja upita. Njega ćete proširiti kliknete li na strelice za proširivanje koje se nalaze desno od okvira za pretraživanje.
Ako pak u mapi koju pretražujete nema tražene poruke, svoje pretraživanje možete proširiti tako da u pretraživanje uključite i ostale mape u odrednici Pošta. Za proširivanje pretrage na kraju rezultata pretraživanja kliknite na Pokušajte ponovno pretražiti u Svim stavkama pošte.

Da biste započeli novo pretraživanje, odnosno kako biste poništili okvir Trenutno pretraživanje, kliknite na gumb Očisti pretraživanje i krenite u novu pretragu za izgubljenim porukama.

Pretraživanje pomoću mape pretraživanja

 

Ukoliko prethodna dva rješenja nisu dala željene rezultate, isprobajte pretraživanje pomoću mape pretraživanja. Ovaj način pretraživanja pružit će brz i jednostavan način pregledavanja svih poruka grupiranih prema kriterijima koje sami odaberete. Na raspolaganju su vam neke od zadanih mapa pretraživanja poput Nepročitane pošte i sl. No, vrlo lako možete stvoriti i svoju vlastitu mapu pretraživanja.

Da biste stvorili mapu pretraživanja, u izborniku Datoteka odaberite Novo, a zatim Mapa pretraživanja. U dijaloškom okviru Nova mapa pretraživanja odaberite neku od ponuđenih mogućnosti. Želite li izraditi svoju vlastitu mapu pretraživanja, u okviru Odaberite mapu pretraživanja u odjeljku Prilagođeno odaberite Stvori prilagođenu mapu pretraživanja. Zatim u okviru Prilagodi mapu pretraživanja kliknite na gumb Odaberi kako biste imenovali svoje pretraživanje te mu postavili željene kriterije.

I na kraju, sretno u organiziranju poštanskog sandučića i traženju izgubljenih poruka.