Upravljanje projektima: rizici

prva-daliborka

Uvod

Upravljanje rizikom još je jedno od područja koje voditelj projekta treba svladati. Iako će nam se često činiti da naš projekt nije rizičan, da je sve jasno i pod kontrolom, ne smijemo zaboraviti da su projekti i po definiciji rizični: „Jednokratni poduhvati u ograničenom vremenu i s ograničenim resursima s ciljem postizanja jedinstvenog rezultata“. Ne zvoni li već tu zvono na uzbunu?

S druge strane, rizični poduhvati provode se s ciljem postizanja određenog rezultata. Gledamo li ih tako, jasno je da smo se doveli u priliku da i postignemo taj rezultat. Ponekad priliku ne stvaramo, već ju uočavamo i hvatamo.

Rizik

Rječnik PMI organizacije rizik definira kao „neizvjestan događaj ili stanje koje, ako se pojavi, ima pozitivan ili negativan utjecaj na ciljeve projekta.“ (PMI rječnik, 2004).

Razmotrimo to na primjeru upisa učenika u određenu srednju školu. Neočekivani broj prijavljenih učenika može imati pozitivan ili negativan učinak: ukoliko se prijavi mali broj učenika, hoće li to dovesti do ukidanja određenog programa, zanimanja, a time i radnih mjesta? S druge strane, što će se dogoditi ako interes učenika za neko zanimanje naglo poraste?

Upravljanje rizicima

Kao i ostalim elementima u projektu, rizicima se može i treba upravljati, bez obzira imaju li pozitivan ili negativan utjecaj. Upravljanje uključuje izradu plana, utvrđivanje i analizu rizika (kvalitativnu i kvantitativnu), plan reakcije na rizike, nadzor i kontrolu.

Plan upravljanja rizicima dio je plana upravljanja projektom. Uzimajući u obzir moguće predefinirane postupke vezane uz zakone, pravila i naputke koji vrijede za nas, izradit ćemo plan upravljanja rizicima. Na primjer, ako u projektu za neke radne aktivnosti koristimo prostor školske zgrade, u slučaju prirodne nepogode rukovodit ćemo se unaprijed propisanim pravilima za školsku zgradu u slučaju krizne situacije (plan evakuacije i slično). Ovakva ekstremna situacija možda uopće nema veze s našim projektom, no situacije koje predstavljaju mogući rizik, bilo za rezultate ili za strane uključene u projekt, moraju se na početku uzeti u obzir.

Utvrđivanje rizika

Rizici su često vezani uz područje/sektor/industriju u kojoj se projekti obavljaju, ali nije nužno da će se i pojaviti. Kada bismo bili sigurni da će se određeni događaj dogoditi i imati utjecaj na ciljeve projekata (a time i na trošak, vrijeme, resurse ili kvalitetu), tada to više ne bi bio rizik, nego bi postao siguran događaj koji uključujemo u planiranje te bismo ga smatrali ograničenjem za projekt. Postoje i opći rizici kojih moramo biti svjesni u svim projektima, a najčešće su vezani uz projektni tim.

Prilikom utvrđivanja rizika koristit ćemo se svojim znanjem, iskustvom i poznavanjem određenog područja, ali i znanjem i iskustvom članova tima i kolega, čitanjem različite relevantne literature, izvještaja, propisa, zakona i standarda.

Možemo se koristiti i popisom vrsta rizika. Za svaku se pojedinu vrstu može procijeniti koliko je bitna za projekt, a razmišljanje o vrstama rizika pomoći će pri osvješćivanju procesa koji se događaju tijekom provedbe projekta kao i onih koji se mogu događati paralelno s projektom te imati određeni utjecaj na njega. Takvo osvješćivanje doprinosi osjećaju kontrole, boljem planiranju i, u konačnici, uspješnijem projektu. Popis se može nadopunjavati vrstama i primjerima i čuvati za korištenje u drugim projektima.

Vrste rizika:

Politički – promjena vlade ili resornog ministra, donošenje značajnih političkih odluka (pr. promjena monetarnog sustava);

Zakonodavni – promjena državne politike, zakona o obaveznom školovanju i slično;

Tržišni – temeljna promjena u ponudi ili potražnji, trendovi, konkurencija;

Stručni – povezani su s prirodom svake struke, nova dostignuća i spoznaje;

Ekonomski – sposobnost privlačenja i zadržavanja radne snage, utjecaj promjene tečajnih lista na troškove u međunarodnim transakcijama, utjecaj globalne ekonomije na lokalnu;

Socio-kulturološki – demografske promjene, promjene socijalno-ekonomske strukture korisnika;

Zdravlje i sigurnost – školska zgrada, opremljenost, okolina, buka, vibracije, azbest, sigurnost hrane, promet, stres;

Tehnološki – zastarijevanje postojećih informatičkih sustava, trošak nabave najbolje dostupne tehnologije, prilike koje nastaju iz tehnološkog razvoja i njegovih mogućnosti;

Ugovorni – povezani s neizvršenjem ugovornih obaveza dobavljača ili izvođača u dostavi robe ili usluge u dogovoreno vrijeme i unutar dogovorenog troška i specifikacija;

Okoliš – građevine moraju zadovoljavati standarde koji se mijenjaju, odlaganje otpada i višak opreme prema standardu koji se mijenja;

Fizički – krađa, vandalizam, palež, oluje, poplave, druge štete vezane uz vremenske (ne)prilike;

Radni – vezani uz procese u tijeku – promjene u izvođenju nastave (prelazak na smjenski rad i obrnuto), zauzetost nastavnika drugim projektima.

Kad utvrdimo koji nam rizici prijete, za svaki od njih treba odrediti vjerojatnost i utjecaj na posao, vrijeme, resurse, trošak i kvalitetu u projektu. Možemo izraditi i matricu rizika kao na donjoj slici:

clip_image002

* Slajd s predavanja Upravljanje rizicima,16. listopad, 2008, V. Vrga Perović za L3A

Odgovor na rizike

Postoje različite strategije odgovora na rizike. Na rizike s negativnim utjecajem možemo odgovoriti izbjegavanjem, prebacivanjem ili ublažavanjem: utvrdimo li da rizik ima neprihvatljivo velik utjecaj na projekt, možemo odustati od aktivnosti koja bi mogla dovesti do rizične situacije, možemo ga prebaciti na nekog drugog (npr. osiguravajuće društvo) ili ga ublažiti i prihvatiti tako da pri planiranju aktivnosti ostavimo veće vremenske rezerve ili veći budžet.

Treba biti spreman i na pozitivne rizike jer su to prilike koje se mogu iskoristiti, podijeliti ili proširiti. Vratimo li se na primjer upisa učenika u srednju školu, možemo zaključiti da preveliki broj prijavljenih može biti prilika za upis dodatnog razreda i angažiranje novih nastavnika, a s vremenom novoangažirane nastavnike možemo uključiti u razvoj novog programa i povećanje dodatnih upisa itd.

Umjesto zaključka

Rizici su svakodnevna pojava i bolje je naučiti nositi se s njima, nego zatvarati oči pred mogućnošću da se dogodi nešto nepredviđeno. Sposobnost suočavanja s rizicima i prihvaćanja ili pokretanja rizičnijih projekata bit će odraz i naše zrelosti kao voditelja projekata. Zamislite samo do kakvih se kreativnih rješenja može doći upustimo li se u rizik uvođenja novih tehnologija i metoda u obrazovanju učenika! I mali projekti ponekad nose veliki rizik, ali zato i veliku motivaciju korisnika i sudionika.

Literatura:

  • Gojšić, J. et al. (2008): Upravljanje projektima (ilustrirani vodič). Incremedia. Zagreb.
  • Max’s project management wisdom. R. Max Wideman P. Eng. http://www.maxwideman.com. Pristupljeno 17. 4. 2009.
  • Project Management Institute (2004): A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition (PMBOK Guide): Project Management Institute.
  • Project Management Institute: Combined Standard Glossary. Lokalizirana verzija – hrvatski, verzija 1.1. Udruga za projekt menadžment – PMI ogranak Hrvatska. http://pmi.cikac.com/glossary.aspx. Pristupljeno 15. 4. 2009.