Upravljanje projektima: kvaliteta

prva-daliborka

Uvod

Govoreći o upravljanju projektima, do sada smo već utvrdili da postoji cijeli niz tema/područja na koja trebamo usmjeravati pažnju: opseg posla, vrijeme, troškovi, ljudi, kvaliteta, nabava i rizici. Posebno je važno svjesno pristupati svakom od navedenih područja prilikom procesa planiranja projekta. Kvaliteta je jedna od posebno važnih tema u obrazovanju i obrazovnim projektima. Ukoliko se ona želi postići, njome se može i mora upravljati.

Što je kvaliteta u projektu?

Kad bismo pokušali utvrditi što je za svakoga od nas kvaliteta, vjerojatno bismo došli do različitih definicija te bismo se na kraju ipak složili da je ona subjektivna kategorija ovisna o shvaćanju, doživljavanju i tumačenju pojedinca.

No, projekti i njihovi rezultati nisu uvijek osobni ni subjektivni. Dapače, većina ih se tiče većeg broja ljudi, bilo da se radi o upravljanju i realizaciji, bilo o korištenju rezultata projekta. U formalnom su obrazovanju definicije kvalitete obrazovnih sadržaja ili procesa vrlo jasno i objektivno definirane, rastumačene, osigurane i kontrolirane kako bi se svi uključeni u obrazovanje mogli odrediti u odnosu na te definicije. Zato je za kvalitetu potrebno utvrditi standardiziranu mjeru koja će se moći ostvariti, provjeriti, izmjeriti i dokazati.

PMI definira kvalitetu na projektu na sljedeći način: „Stupanj do kojeg skup prirođenih karakteristika zadovoljava postavljene zahtjeve“ (PMI 2004). Pojednostavljeno, kvaliteta je dosegnuta kada su dosegnuti unaprijed postavljeni zahtjevi.

Utvrđivanje zahtjeva, jasno definiranje te učinkovito upravljanje kvalitetom, usko je vezano uz opseg posla na projektu. Proširenje opsega utječe na promjenu u troškovima ili vremenu. Određena doza perfekcionizma koja se može naći u nekim timovima, utječe na proširenje posla na projektu jer se naknadno otkrivaju nove i neplanirane mogućnosti poboljšanja kvalitete. Zato je, prilikom upravljanja projektom, potrebno upravljati i kvalitetom, a to se odvija pomoću tri glavne skupine postupaka: planiranja, osiguranja i kontrole kvalitete.

Planiranje kvalitete

Plan upravljanja kvalitetom dio je plana upravljanja projektom. On opisuje na koji način i kada upravljamo kvalitetom. Kako bi se izradio, ključno je jasno i precizno definirati željenu kvalitetu isporuke projekta. Željena kvaliteta je ono što je u okvirima naših mogućnosti realizacije, a zadovoljava želju naručitelja ili očekivanja korisnika.

Kada se određuje i planira kvaliteta, vrlo je važno uzeti u obzir industriju/sektor i organizaciju u kojoj se provodi projekt. Oni će imati vrlo snažan utjecaj na definiciju kvalitete isporuke u projektu budući da su standardi u nekim industrijama obvezujući. Što to znači? Na primjer, projekt koji se odvija u području formalnog obrazovanja morat će, u svim uređenim društvima, zadovoljiti unaprijed utvrđeni nacionalni standard – propisan od strane struke i nadležnih državnih tijela (na primjer HNOS). Također se vrlo strogi i potpuno obvezujući standardi kvalitete moraju zadovoljiti i u prehrambenoj ili u građevinskoj industriji.

U nekim drugim područjima standardi ne obvezuju nositelje projekta, na primjer u području informatičkih projekata. Tu je kvaliteta varijabilna, odnosno ovisi o očekivanjima i zahtjevima klijenta.

Osiguranje kvalitete

Budući da je kvalitetu vrlo teško mjeriti, kako i kada ćemo znati da smo ju postigli? Jedan od načina je vrjednovanje triju glavnih elemenata koji u projektu utječu na samu kvalitetu: ulaznih elemenata, procesa (tijek realizacije) i rezultata (ono što izlazi iz projekta).

Pogledajmo to na primjeru pripreme torte. Njena kvaliteta će u osnovi ovisiti o:

  • kvaliteti namirnica, vještini kuhara, receptu (ulazni čimbenici);
  • pridržavanju navedenih mjera, redoslijeda i postupaka u receptu (proces);
  • rezultatu i njegovoj usklađenosti s očekivanjem onih koji će pojesti tortu, ali i samog kuhara (izlaz).

Iz primjera se može zaključiti da u trenutku kada je torta gotova i konzumirana, više ne možemo utjecati na kvalitetu rezultata projekta. Možemo jedino testirati kvalitetu i donijeti određene zaključke koji će nam pomoći pri poboljšanju kvalitete sljedeći put. Međutim, mogućnosti za utjecanje na kvalitetu rezultata imamo i ranije jer možemo utjecati na ulazne čimbenike i na sam proces (u navedenom primjeru možemo osigurati namirnice visoke kvalitete i iskusnog kuhara).

Pri osiguranju kvalitete na projektu potrebno je zadovoljiti cijeli niz čimbenika kako bi se ostvarilo ono što smo definirali u ciljevima projekta. Svakako je potrebno napraviti ostvariv plan upravljanja kvalitetom, uključiti korisnike u stvaranje proizvoda, rezultata i pokušati što bolje razumjeti njihove potrebe. Treba koristiti procese koji se mogu ponoviti i ponavljati. Članovi tima moraju imati kompetencije, znanja i sposobnosti za postizanje određene kvalitete i jasno se mora znati tko je u timu zadužen za kvalitetu. Puno pažnje treba posvetiti načinu i delegiranju posla – prenošenju ideje o kvaliteti, osiguranju potrebne dokumentacije i treninga za tim i izvođače ukoliko je potrebno.

Osiguranje kvalitete je postupak kojim se postiže da određena predefinirana kvaliteta bude ugrađena u projekt prije nego li sama isporuka bude gotova.

Provjera – kontrola kvalitete

Za razliku od osiguranja, kontrola kvalitete se radi na gotovim proizvodima i isporukama te se njome utvrđuje je li kvaliteta isporuke onakva kako je definirano. Kontrola se provodi inspekcijama i testiranjima pomoću kojih se utvrđuje jesu li zadovoljena očekivanja na gotovim rezultatima. To bi, na primjer, u projektu izrade školskog udžbenika bila stručna i metodička recenzija.

Kada i na čemu će se vršiti kontrola te na koji će se standard referirati, potrebno je utvrditi još tijekom procesa planiranja kvalitete.

Umjesto zaključka

„Upravljati projektom znači balansirati kompetitivnim zahtjevima koje nameću okvir projekta, vrijeme, troškovi, rizik i kvaliteta… Možete dobiti kvalitetno, jeftino, brzo – odaberite dvoje.“ (Gojšić, J et.al. 2008).

Nakon što se projekt završi, i vrijeme i troškovi i opseg postaju minorni u odnosu na isporučene rezultate i njihovu kvalitetu. Stoga je bitno osvijestiti da je od sva četiri ključne elementa projekta – opsega, kvalitete, vremena i troška – kvaliteta ono što je najuže povezano sa zadovoljstvom korisnika, klijenta, naručitelja – i najduže ostaje (Goff, S. 2008).

Literatura:

  • Gojšić, J. et al. (2008): Upravljanje projektima (ilustrirani vodič). Incremedia. Zagreb
  • Max’s project management wisdom. R. Max Wideman P.Eng. http://www.maxwideman.com. Pristupljeno 12. 3. 2009.
  • Project Management Institute (2004): A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition (PMBOK Guide): Project Management Institute
  • Project Management Institute: Combined Standard Glossary. Lokalizirana verzija – hrvatski, verzija 1.1. Udruga za projekt menadžment – PMI ogranak Hrvatska. http://pmi.cikac.com/glossary.aspx. Pristupljeno 12. 3. 2009.
  • Stacy Goff: Managing and Measuring project Quality:ProjectExperts. www.asapm.org. Pristupljeno 13. 3. 2009.