Upravljanje projektima: planirati, planirati, opet planirati

prva-daliborka

Uvod

U prethodnom smo članku obrazložili što je ciklus upravljanja projektom i od kojih se faza sastoji te smo opisali prvu fazu nazvanu pokretanje ili inicijacija projekta i njezin značaj za daljnji tijek projekta. Ovaj će članak pobliže opisati osobine druge faze upravljanja projektom, planiranja. Proces planiranja nije samo konačna i zaokružena cjelina, on je i iterativni postupak koji se odvija i tijekom naredne faze – provedbe projekta.

Bez plana nikamo

Kako bismo pobliže objasnili ovu, vjerojatno najvažniju, fazu upravljanja projektom, počet ćemo od njenog kraja, tj. rezultata – plana projekta. Plan projekta je dokument koji svim članovima tima omogućava uvid u to kamo treba ići, kada krenuti i kada stići, što učiniti da bi se ostvarili zacrtani ciljevi projekta te kako oni trebaju izgledati.
Plan projekta može biti sasvim jednostavan popis aktivnosti i rokova, no može biti i vrlo složen dokument koji uključuje čitav niz podplanova nužnih za opis svega onoga što se tijekom projekta treba i/ili može dogoditi i ostvariti.
U principu se aktivnosti na projektu ne započinju bez plana projekta koji su potpisali (i tako se s njim složili) svi članovi tima, sponzor i osoba odgovorna za organizaciju. Naravno, kod privatnih i manje formalnih projekata i pravila su manje stroga, no preporučljivo je dobiti potvrdu svih ključnih sudionika da se slažu s onim što piše u planu projekta.

Planiranje

Plan projekta nastaje kao rezultat zajedničke aktivnosti, uloženog znanja i iskustva svih članova tima. Tako bi barem trebalo biti. No, vrlo se često događa da projektni timovi „naslijede“ već isplanirane planove ili da planove izrađuju sami voditelji projekta.

Vrhunski stručnjaci za projektni menadžment kažu da se tako gubi jedan od ključnih elemenata procesa planiranja. Naime, tijekom planiranja članovi tima pomno promišljaju svaki korak, mentalno prolaze kroz projekt, kroz trenutke njegove realizacije te ih unaprijed proživljavaju, a to im kasnije omogućava brzu reakciju, razumijevanje i spremnost na svaku zacrtanu aktivnost pri provedbi projekta, ali i usklađenost s osobnim planovima. Osim toga, tijekom procesa planiranja članovi tima „usvajaju projekt“, planiraju njegov razvoj i izgled rezultata, projekt postaje njihovo „dijete“.

A kakav odnos prema projektu imaju oni timovi koji naslijede planove projekta, možete pretpostaviti. Njima i najprofesionalnije razrađeni plan, koji pred njih donese voditelj projekta, može izgledati poput puke liste aktivnosti čiju svrhu ne razumiju, popisa rokova od kojih se neki preklapaju s njihovim osobnim važnim datumima ili formalne liste zaduženja koja ne poštuje njihovo iskustvo, kompetencije i želje.

Kako se planira?

Postoje pravila, tehnike i alati koji omogućavaju i olakšavaju proces planiranja projekata, a koji se svladavaju putem literature i na seminarima na kojima se stječu potrebna znanja i vještine za upravljanje projektima. No, planiranje je i proces s kojim se svi svakodnevno susrećemo: od planiranja dana, školskog sata, obiteljskog izleta, gradnje kuće, kupnje automobila i tako dalje.

U svim tim svakodnevnim situacijama koristimo sve ono što nam i u projektima omogućava planiranje: prethodno vlastito i tuđa iskustva, prikupljanje i provjeru informacija, zaključivanje, usklađivanje različitih stajališta, usklađivanje s drugim planovima i kalendarom, usklađivanje s drugim osobama itd. A to svi znamo raditi, manje ili više dobro.

Što se sve planira?

Sada, kad znamo da znamo planirati i kad znamo da je planiranje važno i da nije usamljenički proces, pobrojimo što je sve potrebno isplanirati.

1. Prije svega je potrebno utvrditi od čega se posao sastoji – koji je opseg posla. Ponekad se definira ono što opseg posla obuhvaća te se jasno kaže što opseg ne obuhvaća. Definiranje onoga što ne ulazi u opseg, a oko čega bi se eventualno moglo dvoumiti, mnoge je timove spasilo od glavobolje i prevelikih očekivanja zainteresiranih strana.
Opseg posla potrebno je raspisati – raščlaniti. Najčešći oblik razrade poslova je tzv. WBS. Naziv je engleska kratica od work breakdown structure, a PMI rječnik pojam prevodi kao strukturna raščlamba poslova. Na donjoj ilustraciji možete vidjeti grafički prikaz strukture poslova. Zbog čitljivosti nisu prikazani svi poslovi, a o vašem timu ovisi koliko ćete ih detaljno raspisivati. Neki stručnjaci preporučuju da najmanja jedinica bude 8 sati, no sami ćete, s obzirom na vrstu projekta, procijeniti koliko detaljno treba raščlaniti vaš projekt. Raščlamba poslova može se raditi po različitim kriterijima (geografskim, po vremenskim fazama, isporukama…), projektni tim je taj koji odlučuje na koji način će se poslovi strukturirati.

projekti1

Ovako ili na sličan način opisan i razrađen posao, temelj je za sve druge elemente plana projekta.

2. Nakon raščlambe poslova potrebno je utvrditi koje će se sve aktivnosti odvijati u projektu te koliko je vremena potrebno za njihovo izvršenje. Na primjer, koliko će trajati aktivnost lektoriranja sadržaja? Svakoj od aktivnosti zatim dodajte i početak i rok izvršenja. Također, važno je utvrditi i koje su aktivnosti međusobno ovisne. Na primjer, recenziranje sadržaja ne može započeti prije nego se sadržaj napiše.
Nakon toga je potrebno utvrditi i ključne točke ( eng. Milestones), njih nekoliko koje će obilježavati ključne događaje na projektu – ključne termine ili isporuke (npr. Master primjerak knjige ili dobivanje pozitivne recenzije) radi bolje i brže orijentacije.
Popis aktivnosti, njihovo trajanje i vremenski okviri koje ste odredili, čine kalendar projekta.

3. Planiranje troškova u projektu je vrlo značajno, no ponekad, u nekim organizacijama, to ne rade niti voditelj projekta niti projektni tim.
Ukoliko planirate troškove, rukovodite se razradom posla koju ste prethodno napravili. U trošak uključite kupovanje i iznajmljivanje opreme, potrošni materijal, sve ostale materijalne i putne troškove i ljudski rad.
Ne zaboravite da su poslovi upravljanja projektom i projektnim timom također poslovi za koje je potrebno određeno vrijeme, znanje i kompetencije i uključite ih u kalendar i troškovnik.

4. Kod planiranja ljudskih resursa na projektu, odnosno organizacije, bit će potrebno utvrditi koliko je ljudi i s kakvim znanjima i vještinama potrebno da bi se odradili poslovi koji su predviđeni strukturom. Dio poslova raspoređuje se na članove tima, a za neke će poslove biti potrebno angažirati i dodatne radnike. Bitno je ne zaboraviti svakom zadatku na organizacijskoj karti dodijeliti ime osobe koja je zadužena i odgovorna za njegovo izvršenje. To je najjednostavnije učiniti tako da se na gornjem grafičkom prikazu (WBS) ili na popisu aktivnosti doda ime odgovorne osobe.

Umjesto zaključka

Naveli smo četiri ključna elementa koja je važno isplanirati u projektu: posao/aktivnosti, vrijeme, trošak i ljudi. Kako bi se bolje upravljalo projektom, mnogi timovi planiraju i komunikaciju na projektu, upravljanje rizicima te ugovorima i nabavom. Za obrazovne projekte od posebnog je značenja kvaliteta i upravljanje kvalitetom. Nekima od tih elemenata pozabavit ćemo se u narednim člancima.

Literatura:

  • Gojšić, J. et al. (2008): Upravljanje projektima (ilustrirani vodič). Incremedia. Zagreb
  • Project Management Institute (2004): A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition (PMBOK Guide): Project Management Institute
  • Project Management Institute: Combined Standard Glossary. Lokalizirana verzija – hrvatski, verzija 1.1. Udruga za projekt menadžment – PMI ogranak Hrvatska. http://pmi.cikac.com/glossary.aspx. Pristupljeno 17. 1. 2009.