Faze upravljanja projektom: pokretanje ili osmišljavanje

prva-daliborka

Uvod

U prvom članku „Projekti i upravljanje projektima“ govorili smo o tome što je projekt i kako se projekti međusobno razlikuju ovisno o sadržaju, vrsti, industriji, sektoru te kako sve navedeno utječe na tzv. životni ciklus ili tijek projekta. U ovom ćemo se tekstu baviti ciklusom upravljanja projektima koji je za sve projekte isti ili vrlo sličan (ovisno o standardu i metodologiji kojoj se priklonimo). Da budemo precizniji, pojedini standardi (npr. PMI PMBoK) preporučuju univerzalni tijek svakog projekta raspoređenog u nekoliko faza.

 

Upravljanje projektom

Za početak, prisjetimo se definicije: „Upravljanje projektom je primjena znanja, vještina, alata i tehnika na projektne aktivnosti da bi se zadovoljili projektni ciljevi“ (PMI rječnik). Cijeli put do ostvarenja projektnih ciljeva odvija se kroz pet ključnih faza upravljanja projektom:

  • pokretanje ili osmišljavanje,
  • planiranje,
  • izvedba,
  • kontrola i nadzor,
  • zatvaranje.

U svakoj od faza primjenjuju se sasvim određena znanja, vještine, alati i tehnike kako bi se upravljalo projektom, no vrlo je važno istaknuti i to da se u svakom projektu primjenjuju i znanja prikupljena na prethodnim projektima, ali i ostala iskustva.

Faze upravljanja projektom slijede jedna iza druge, osim procesa nadzora i kontrole koji se događaju paralelno s izvedbom.

Faza osmišljavanja ili pokretanje projekta

Da bismo pokrenuli projekt, moramo imati dobar razlog. Prisjetimo li se projekata u kojima smo do sada sudjelovali ili za koje smo čuli od kolega, u literaturi ili u medijima, vjerojatno ćemo se sjetiti i razloga njihovog pokretanja. Razlozi za pokretanje projekta proizlaze iz želje za promjenom ili stvaranjem nečeg novog.

Odluka o pokretanju projekta

Odluka o ulaganju energije i resursa (ljudskih, materijalnih i financijskih) u projekt, njegove ciljeve i svrhu vrlo je ozbiljna i potrebno se dobro pripremiti za njeno donošenje.

Proces pripreme i odluka o pokretanju projekta sastavni su dijelovi faze osmišljavanja ili pokretanja projekta. Ovdje ključnu ulogu ima predlagač – inicijator projekta, onaj kojemu je ideja „pala na pamet“, koji je prepoznao potrebu, poželio povesti promjenu. Predlagač projekta vodi razgovore s mogućim zainteresiranim stranama te provodi potrebne analize i istraživanja kako bi osigurao sve parametre za kvalitetno donošenje odluke.

Donositelj odluke o projektu

Tko je donositelj odluke o pokretanju projekta, ovisi prvenstveno o vrsti projekta, a potom i o organizaciji. Na primjer, postavimo li obiteljsko zimovanje kao projekt, odrasli članovi obitelji donijet će odluku o pokretanju projekta, a predlagač može biti i dijete. Dijete će istražiti željenu destinaciju, cijene, raspoložive termine i slično, a roditelji će potom donijeti odluku s obzirom na kućni proračun i slobodno vrijeme kojim raspolažu, prethodne dogovore i buduće obiteljske planove.

Slično je i u školi. Učenici mogu predložiti projekt dok će nastavnik, proučivši plan i program nastave, odlučiti ima li u tom razreda mjesta za predloženi projekt, odnosno hoće li pokretanje projekta ugroziti ostale nastavne aktivnosti.

Nastavnik će vjerojatno predložiti projekt Nastavničkom vijeću ili Školskom odboru, ovisno o dogovorenim protokolima. Prijedlozi se uvijek upućuju onim osobama ili tijelima koja mogu donijeti odluku o raspolaganju određenim resursima.

Kvalitetno pokretanje – uspješan projekt

Kako bi projekt bio uspješan, vrlo je važan dobar start. Stoga je u fazi osmišljavanja potrebno osigurati dovoljno informacija koje govore da je projekt moguće izvesti. Potrebno je utvrditi tko je sponzor projekta, pri čemu i on sam mora biti svjestan svoje uloge i preuzeti odgovornost. Uloga sponzora je da se zauzme za projekt te osigura sredstva i uvjete da se projekt nesmetano provede. Što je sponzor moćniji i utjecajniji, to projekt ima veće šanse, no to nije dovoljno.

Osim navedenog, u ovoj je fazi ključno provjeriti jesu li ciljevi i rezultati projekta u skladu sa strateškim usmjerenjem organizacije, odnosno okruženja u kojemu će se realizirati projekt. Konačno, ukoliko se nađemo u ulozi predlagača projekta, naša je zadaća predlagati projekte koji će koristiti organizaciji kojoj ih predlažemo.

Prijedlog projekta – projektna povelja

Sve navedeno u prethodnom odlomku treba biti dokumentirano u obliku prijedloga projekta, tj. dokumenta čije će prihvaćanje i potpisivanje od strane odgovornih osoba značiti službeno odobrenje projekta. Taj dokument projektu daje vjerodostojnost u organizaciji, a voditelju zeleno svjetlo za prelazak u sljedeću fazu.

Prijedlog projekta obično sadrži i prijedlog članova tima, voditelja projekta i sponzora. Predlagač projekta i voditelj projekta nisu nužno ista osoba, a projekti se ne provode uvijek u onim organizacijama u kojima je njihovo provođenje predloženo.

Sadržaj dokumenta prijedloga projekta različit je od organizacije do organizacije, ovisno o tome koje su sve informacije nužne u postupku donošenja odluke za pokretanjem projekta.

U literaturi se dokument prijedloga projekta navodi kao Projektna povelja (PMI, 2004) i predstavlja ključni dokument faze osmišljavanja (inicijacije).

Umjesto zaključka

Pokretanje projekta u organizacijama ili okruženjima koji nemaju formalne procedure ni okvire za provođenje projekata često prođe nezapaženo. Izostanak početne dokumentacije u kasnijim fazama projekta može stvarati probleme, od nepostojanja podataka o učinjenim i planiranim troškovima do trošenja resursa na neostvarive projekte ili projekte koji ne doprinose ostvarenju svrhe organizacije.

Literatura:

  • Gojšić, J. et al. (2008): Upravljanje projektima (ilustrirani vodič). Incremedia. Zagreb
  • Project Management Institute (2004): A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition (PMBOK Guide): Project Management Institute
  • Project Management Institute: Combined Standard Glossary. Lokalizirana verzija – hrvatski, verzija 1.1. Udruga za projekt menadžment – PMI ogranak Hrvatska. http://pmi.cikac.com/glossary.aspx. Pristupljeno 17. 1. 2009.