Upustiti se u projekt – svrha i ciljevi

prva-daliborka

Uvod

Zašto se upuštamo u projekte? Razlozi su različiti i mnogo ih je. „Svaki projekt započinje idejom i željom za promjenom i stvaranjem nečeg novog. Međutim, sama ideja još uvijek nije projekt. Osim ideje, potrebno je imati i namjeru stvarati projekt s točnom definicijom što želimo, a što ne želimo stvoriti.“ (Deljac, 2007). Želja za promjenom ogleda se u svrsi projekta, dok se namjera da nešto konkretno po tom pitanju poduzmemo, zacrtava ili postavlja u obliku cilja.

Svrha projekta

Prisjetimo se definicije projekta koju navodi PMI organizacija: „Projekt je privremeno nastojanje poduzeto zbog stvaranja jedinstvenog proizvoda, usluge ili rezultata“. Energija koja se ulaže u ograničenom/privremenom periodu kako bi se ostvario rezultat, motivirana je i upregnuta određenom svrhom. U rječniku pojmova na mrežnim stranicama Središnje agencija za financiranje i ugovaranje programa i projekata EU svrha je definirana kao središnji cilj projekta kojom se rješava glavni problem, a definira ju se s obzirom na održivu korist za ciljne skupine (SAFU, 2008).

Pogledajmo primjer svrhe projekta Net u školi: “…unaprijediti nastavni proces korištenjem interneta u nastavi te postaviti temelje novoj kulturi učenja, utemeljenoj na stalnom učenju tijekom cijelog života i otvorenosti k novim spoznajama, novim medijima i tehnologijama. Svrha je projekta od samih početaka bila i osigurati mladima u Hrvatskoj uvjete za učenje kakve imaju njihovi vršnjaci u Europi i svijetu.“ Projektna svrha, za razliku od projektnih ciljeva, nije specifična i često iz nje same ne možemo znati kako će se postići ono što je navedeno niti koji će biti konkretni rezultati projekta. Svrha govori o tome što će u budućnosti biti drukčije u odnosu na danas, ali u kontekstu širem od samog projekta. Istoj svrsi mogu težiti različiti projekti s različitim ciljevima. Pročitate li ponovno gore navedeni primjer svrhe, uočit ćete da je, zapravo, potrebno mnogo različitih projekata da bismo se približili navedenoj projekciji.

Projektni ciljevi

Za razliku od svrhe, projektni ciljevi moraju biti potpuno konkretni. Ciljevi su u projektu referentna točka za gotovo svaki provedeni postupak i odrađeni posao. Ukoliko odlutate, ciljevi će vas vratiti na pravi put. Ciljevi će vas voditi u procesu planiranja, obraćat ćete im se tijekom realizacije projekta ispunjavajući zadatke, promatrat ćete ih pri kontroli aktivnosti, a po završetku ćete projekt evaluirati u odnosu na zacrtane ciljeve. No, da biste sve to uopće mogli, vrlo je važno ciljeve postaviti na pravilan način. Dobro definirani ciljevi pomoći će uspješnoj realizaciji projekta.

Tehnika definiranja ciljeva

Postavljanje ciljeva jedna je od vještina koje koristimo prilikom definiranja projekta, ali i u svakodnevnom osobnom životu.

Jedan od najpoznatijih i vjerojatno najuspješnijih pristupa postavljanju ciljeva nazvan je SMART. Naziv je akronim sastavljen od nekoliko pridjeva na engleskom jeziku te kaže da cilj treba biti:

  • S specific
  • M measurable
  • A achievable/ attainable
  • R realistic / relevant
  • T time-bound

Dakle, pri postavljanju ciljeva važno je obratiti pažnju na sljedeće:

1. Moramo biti vrlo jasni, specifični i precizni u izražavanju onog što želimo postići (specific).
Na primjer: „U škole uvesti aktivnosti za učenike tijekom zimskih praznika“ nije isto što i "U sve osnovne škole u Istarskoj županiji uvesti sportske aktivnosti za učenike viših razreda".

2. Ono što želimo postići, mora biti mjerljivo u količinama, trajanju, svotama, postocima kako bismo lakše izmjerili do koje smo mjere bili uspješni u realizaciji (measurable).
U sve osnovne škole u Istarskoj županiji uvesti najmanje 2, a najviše 4 nove sportske aktivnosti koje će koristiti najmanje 20% učenika viših razreda. Maknemo li istaknute riječi u prethodnoj rečenici, uopće nećemo znati u koliko škola trebamo uvesti slobodne aktivnosti, koliko aktivnosti i koliko učenika želimo zahvatiti.

3. To što želimo postići, mora biti ostvarivo (achievable) i temeljeno na realističnim očekivanjima (realistic), ali i relevantno.
Važno je ne postaviti previsoke ciljeve koje je nemoguće ostvariti, no ni previše lako ostvarivi ciljevi neće predstavljati izazov te će možda izgubiti motivacijsku vrijednost za nas osobno, ali i za tim.
Također, ciljevi moraju biti relevantni za nas same, za organizaciju u kojoj se provode i za svrhu kojoj doprinose. Gore navedeni primjer cilja o uvođenju sportskih aktivnosti može postaviti nadležno ministarstvo ili neka obrazovna organizacija u Istri. Taj cilj nije relevantan za škole, primjerice, u Slavoniji, osim kao uzor. Također, vjerojatno nije relevantan za nastavnike likovne kulture, matematike itd.

4.  I, na kraju, nužno je cilju dati vremenski okvir.
Ukoliko jasno ne navedete do kada ili u kojem roku projekt mora biti završen, moglo bi se dogoditi da se projekt nikad ne završi, odnosno da nikada ne dobije prednost pred ostalim aktivnostima koje imaju jasan rok.
Koristeći ovu tehniku, lako ćete provjeriti je li vaš cilj dobro definiran.

Literatura:

· Deljac, S. (2007): Kako provoditi školske projekte. Microsoft: Partners in Learning. Agencija za odgoj i obrazovanje. http://public.carnet.hr/~sdeljac/tecaj/index.html. Pristupljeno 15.12.2008.

· Lockitt, B. (2000): Practical project management for education and training. FEDA. London

· Project Management Institute (2004): A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition (PMBOK Guide): Project Management Institute

· Project Management Institute: Combined Standard Glossary. Lokalizirana verzija – hrvatski, verzija 1.1. Udruga za projekt menadžment – PMI ogranak Hrvatska. http://pmi.cikac.com/glossary.aspx Pristupljeno 12. 11. 2008.

· Rječnik pojmova, Središnja agencija za financiranje.http://www.safu.hr/hr/rjecnik/pregled/672/svrha-projekta?lang=hr&sid=06c8d484609c5f1e9a617dbfeb04bb84. Pristupljeno 16.12.2008.