Upustiti se u projekt – funkcije na projektu

prva-daliborka

Uvod

Prije nego što se upustimo u projekt, vrlo je važno osvijestiti nekoliko ključnih funkcija na projektu. To su, prije svega, projektni tim, voditelj projekta te zainteresirane strane.

 

Projektni tim

Kao što smo prikazali u prvome članku, upravljanje projektima se definira kao primjena znanja, vještina, alata i tehnika kroz projektne aktivnosti da bi se ostvarili projektni ciljevi (PMI rječnik).
Potrebna znanja, vještine, poznavanje alata i tehnika upravljanja projektom rijetko ima samo jedna osoba (bez obzira na vrstu, veličinu, sadržaj i ciljeve projekta). Stoga je potrebno okupiti projektni tim čiji će članovi zajedno posjedovati nužne potrebne kompetencije. Projektni tim čine članovi tima i voditelj projekta.
Članovi tima trebaju biti osobe s različitim, ali kompatibilnim sposobnostima i znanjima (slično kao što se formiraju sportski timovi), no moraju imati zajednički cilj i pozitivan stav prema projektu, međusobno dobru komunikaciju te uspješnu suradnju.

Pri formiranju tima možemo se osloniti na vlastito iskustvo i poznavanje potencijalnih članova (valja obratiti pažnju na prethodna iskustva u projektima ili sličnim inicijativama te stručno znanje i osobne interese), savjetovati se s kolegama, ali i koristiti neke poznate instrumente za samoprocjenu poput Belbin Team Role Profile ili Myers-Briggs Type Indicator.
Kompozicija tima, uključujući i voditelja, utjecat će na razvoj i uspješnost projekta već pri procesu planiranja (iskustvo, sposobnost predviđanja i projiciranja, analitičnost, sposobnost prihvaćanja drugog mišljenja, temeljitost) te prilikom provedbe projektnih aktivnosti (donošenje odluka, snalaženje u kriznim situacijama, sposobnost suradnje, odgovornost, organizacijske sposobnosti…).
Nisu rijetke situacije u kojima nismo u mogućnosti okupiti tim koji posjeduje sve visoko razvijene kompetencije potrebne za realizaciju projekta. Neka ćemo znanja tijekom rada na projektu „uvesti“ izvana, a neka će članovi tima sami razviti tijekom rada na projektu. Stoga je izuzetno važno da članovi tima koje odaberete posjeduju pozitivan stav prema projektu i poslu, entuzijazam i želju za znanjem i učenjem.

U formalnim obrazovnim sustavima diljem svijeta uglavnom nisu predviđena radna mjesta voditelja projekata iako se i u tim sustavima izvode projekti. Najčešće učitelji koji primarno vode nastavu preuzimaju i ulogu voditelja projekata te sudjeluju kao članovi timova u projektima svojih kolega. I zaposlenici uprave i stručnih službi u odgojno-obrazovnim ustanovama također imaju ovakvu dvostruku ulogu prihvate li se vođenja projekata. U takvoj je situaciji vrlo važno okupiti tim u koji ćemo imati povjerenja i koji će se predano i odgovorno posvetiti aktivnostima na projektu unatoč svojim primarnim poslovima i aktivnostima na drugim projektima.

 

Učenici kao članovi projektnih timova

Poseban su izazov i novost za projekte u obrazovanju učenici kao članovi projektnih timova. Učiteljima, iskusnim u vođenju nastave i razreda, vođenje projektnog tima s učenicima kao članovima prilika je za daljnji razvoj voditeljskih vještina, ali i za unaprjeđenje nastavnog procesa. Sudjelovanje učenika na projektima školama donosi jačanje odgojne i socijalne uloge školskih aktivnosti.
U projektnim timovima u kojima su učenici članovi posebno treba obratiti pažnju na njihovu osobnost, sposobnost suradnje, odgovornosti prema kolegama, vremenu kao i prema materijalnim resursima koji se koriste u projektu. Za njih je iskustvo rada na projektima iznimno značajno budući da im omogućava ne samo stjecanje novih znanja vezanih uz sadržaj projekta, nego i iznimno iskustvo uz intenzivan razvoj osobnih, socijalnih te posebno tzv. menadžersko-upravljačkih vještina nužnih u suvremenom svijetu.
Posebno valja naglasiti osjećaj ponosa i zajedništva koji se javlja kod članova tima prilikom uspješno ostvarenih projekata jer su svojim konkretnim radom pridonijeli projektu i njegovim rezultatima. Nije li onda pokretanje projekata, sudjelovanje na projektima i uključivanje učenika u projekte jedan od mogućih putova izgradnje kvalitetnih vrijednosnih sustava kod mladih?

 

Voditelj projekta

Uloga voditelja projekta vrlo je složena, zahtjevna i stresna, ali i donosi veliko zadovoljstvo ukoliko tu ulogu prihvatimo odgovorno te se prepustimo užitku samospoznaje i učenja tijekom projekta.
Moguće je nabrojati čitav niz potrebnih kompetencija za uspješnog voditelja projekata, ali bih za potrebe ovog teksta izdvojila dvije ključne osobine: odgovornost i sposobnost motiviranja.
Voditelj projekta je odgovoran za rezultate projekta, za upravljane projektom, komunikaciju na projektu, za ostvarivanje plana, rješavanje problema i promjena tijekom projekta, za izvještavanje nadređenima i zainteresiranim stranama te za promociju rezultata projekta.
Iznimno važna uloga voditelja projekta je kontinuirano i prikladno motiviranje članova projektnog tima, suradnika na projektu, nadređenih i ostalih zainteresiranih strana, a ponekad i korisnika rezultata projekta. Voditelj projekta to radi koristeći svoju energiju, entuzijazam i upornost koje prenosi na članove tima, jasno projicirajući ideju i svrhu projekta na budućnost, a posljedice koje će rezultati projekt ostaviti na korisnike i javnost, jasno prezentira svim zainteresiranim stranama. On zauzima pozitivan stav i u trenucima kada sve „krene naopako“ te spremno rješava probleme; često se postavlja kao tampon između tima i nadređenih.
Iz gore opisanog jasno je da voditelj projekta mora biti Superman i ne smije sagorjeti već na prvom uspješnom projektu. A da bi to zaista bilo moguće, voditelj projekta prvenstveno mora biti odgovoran samom sebi i motivaciju pronalaziti u sebi samome, u volji i želji da se razvije i upozna.
Voditelj projekta najčešće je i voditelj tima, no ove uloge mogu biti razdvojene, pogotovo u projektima u kojima sudjeluje više timova.

 

Zainteresirane strane

U obrazovnoj zajednici rijetko se spominje pojam zainteresirane strane ili dionici (eng. Steakholders) iako je iznimno važan. U projektnoj terminologiji taj pojam označava “osobe i organizacije poput naručitelja, sponzora, izvođača i javnosti, koje su aktivno uključene u projekt ili na čije interese završetak projekta može pozitivno ili negativno utjecati. (Upravljanje projektima: Ilustrirani vodič, 2008. ).
Na početku projekta ključno je identificirati tko sve ima interes za rezultate projekta kako bi se pravovremeno i prikladno vodila briga o svim zainteresiranim stranama. Najčešće se to svodi na informiranje i komunikaciju, no ponekad i na uključivanje u projekt.
Tko su zainteresirane strane na projektu, ovisit će o vrsti, sadržaju i krajnjim rezultatima projekta

Pogledajmo primjer jednog mogućeg projekta u školi. Nazvat ćemo ga Projekt poticanja suradnje s lokalnom zajednicom. Kao što škola može pomoći lokalnoj zajednici u podizanju kvalitete života stanovnika, tako i lokalna zajednica može pomoći školi (primjerice: korištenje školske dvorane za sportske aktivnosti umirovljenika). U projektu će se osmisliti i provesti nekoliko pilot aktivnosti koje su vezane uz život lokalne zajednice i suradnju sa školom. Jedna od tih aktivnosti bit će čišćenje i prenamjena dijela školskog dvorišta koje trenutno koriste vlasnici pasa i njihovi ljubimci. Svjesni smo da represivne metode ne donose dugoročne rezultate te želimo ovu aktivnost ostvariti na drugi način.

Tko su zainteresirane strane na ovom projektu? Na koga će utjecati rezultati projekta: pozitivno i negativno? To su učenici, zaposlenici škole, roditelji, stanovnici okolnih ulica i ulice u kojoj se škola nalazi te vlasnici pasa – trenutni korisnici dijela školskog dvorišta. Primijetimo da bi vlasnici pasa mogli, iako nije nužno, imati izrazito negativan stav prema ovom projektu i pokušati ga osujetiti. Zato je za uspjeh projekta ključno pravovremeno i prilagođeno komuniciranje sa svim zainteresiranim stranama, a ako je moguće, i uključivanje zainteresiranih strana u sam projekt (primjerice: lecima i plakatima možemo obavijestiti stanovnike četvrti da se škola priprema za takvu akciju, možemo organizirati okrugli stol za pronalaženje boljeg rješenja i slično). Na taj ćemo način i vlasnike pasa unaprijed pripremiti na promjenu te im omogućiti da pronađu alternativno rješenje prije nego li se taj dio dvorišta prenamijeni.

 

Umjesto zaključka

Provođenje gotovo svakog projekta u obrazovnom okruženju dovest će do određene promjene. Neki će tu promjenu doživjeti pozitivno i objeručke ju prihvatiti, a drugi će biti pomalo skeptični ili zauzeti izrazito negativan stav. Između ostalog, to se događa zbog utjecaja na interese pojedinaca, zajednica ili organizacija. Vrlo je važno biti svjestan tog utjecaja i pokušati ga usuglasiti na što bolji način.
Upravljanje projektima zahtijeva od voditelja projekta čitav niz znanja i vještina, a jedna od najvažnijih je upravo vještina komuniciranja. Upustimo li se u projekt, to ne smijemo zaboraviti.

 

Literatura:

  • CERT Consultancy and training: Belbin Team Role and Team Work information website. http://www.belbin.info. Pristupljeno 14.11.2008.
  • Gojšić, J. i dr. (2008): Upravljanje projektima (ilustrirani vodič). Incremedia. Zagreb
  • Lockitt, B. (2000): Practical project management for education and training. FEDA. London
  • Myers and Briggs Foundation, The. http://www.myersbriggs.org/. Pristupljeno 12.11.2008.
  • Project Management Institute (2004): A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition (PMBOK Guide): Project Management Institute
  • Project Management Institute: Combined Standard Glossary. Lokalizirana verzija – hrvatski, verzija 1.1. Udruga za projekt menadžment – PMI ogranak Hrvatska. http://pmi.cikac.com/glossary.aspx. Pristupljeno 12. 11. 2008.