Upustiti se u projekt

Daliborka Pašić

Sažetak

Ovo je prvi u nizu tekstova o upravljanju projektima. U članku je opisan kontekst projekta i projektnog rada i definirani su osnovni pojmovi.
Ključne riječi:

 

Uvod

Danas projekti dobivaju sve veći značaj u obrazovnim organizacijama. Dobro da je tako jer da nije, misterija metodologije projektnog načina rada ostala bi začahurena u poslovnim i inženjerskim krugovima, visokotehnološkim organizacijama te velikim svjetskim administracijama.
Iako je u razvijenim europskim zemljama projektna nastava danas jedna od nezaobilaznih metoda rada, jasno izražena potreba za uvođenjem projektnog načina rada pojavila se u obrazovnim institucijama s pojavom i primjenom novih tehnologija unatrag 10-ak godina. Tim je trendom zahvaćen i administrativni i upravljački i obrazovni aspekt pojedine ustanove, ali i obrazovni sustav u cjelini. Cilj mu je olakšati razne vrste evidencija, upravljanje financijama, aktivnostima, postignućima, rasporedom, ali i još važnije od toga – obogatiti nastavu i omogućiti da bude što suvremenija, aktualnija, inovativnija i uspješnija u osposobljavanju novih naraštaja.
Projekti i projektni način rada su u okruženju i vremenu čestih i brzih promjena vrlo primjenjivi. Pogotovo bi tradicionalni sustavi koji se zbog očuvanja kvalitete i visokih kriterija pri uvođenju novina sporije mijenjaju (poput obrazovnih), trebali prigrliti projektni način rada kao rješenje za „hvatanje koraka s vremenom“.

 

Projekti i upravljanje projektima

Upravljanje projektima postoji tisućama godina. Prisjetimo se samo velikih egipatskih piramida, olimpijskih igara, otkrića Amerike, puta u svemir. Sve su to projekti. Ali projekti nisu samo stvaranje i postizanje nečeg velikog. Njih ćemo naći i u osobnim iskustvima svakoga od nas. Svi smo barem jednom organizirali proslavu rođendana, odlazak na godišnji odmor, pozvali prijatelje na ručak, uređivali stan, kupovali automobil, stekli diplomu… To su naši manji ili veći privatni projekti. Njima smo upravljali manje ili više intuitivno koristeći se vlastitim ili iskustvima prijatelja i poznanika.
Sve gore navedeno i svi prošli, sadašnji i budući projekti imaju nekoliko zajedničkih i nepromjenjivih elemenata. To su: cilj, put do cilja i ljudi koji putuju. U kasnijim ćemo člancima vidjeti što to znači za upravljanje projektom.
Uz ove zajedničke elemente svaki od projekata ima i svoje posebnosti. Tako će se projekti razlikovati ovisno o industriji/području/sektoru unutar kojih se izvode: obrazovanje, znanost, zdravstvo, tehnološka, modna ili automobilska industrija, uslužna djelatnost… Ovisit će o organizaciji u kojoj se provode (javna ustanova, škola, tvornica, udruga…), o vrsti projekta (istraživački, znanstveni, tehnološki, obrazovni…) te o sadržaju i kontekstu u kojem se izvode. Svi ovi elementi utječu na projekt, na njegov razvoj, na cilj i put do cilja, a sve to zajedno zovemo životni tijek projekta.

 

Definicija projekta

Na temelju gore navedenog možemo izvesti i definiciju projekta. Iako postoje različite definicije, u osnovi se većina poklapa sa sljedećom: „Projekt je privremeno nastojanje poduzeto zbog stvaranja jedinstvenog proizvoda, usluge ili rezultata.“ (PMbok, 2003) Uočimo dvije ključne točke u ovoj definiciji:
1. Privremeno trajanje
Iako su rezultati i posljedice nekih projekata veliki, poznati i dugotrajni, trajanje samog projekta je bilo vremenski ograničeno, tj. privremeno. Na primjer, prema pretpostavkama istraživača gradnja piramida trajala je desetak godina, a rezultat projekta, sama građevina, traje već preko 4 tisućljeća. Dakle, iako su rezultati projekata ponekad gotovo vječni – samo trajanje projekta uvijek je isključivo privremeno.
2. Jedinstvenost
Nije svako privremeno nastojanje projekt. Nije svaka aktivnost projekt. Projektom se nastoji postići rezultat koji je jedinstven. Ta se jedinstvenost ne odnosi na inovaciju iako je ponekad uključuje. „Jedinstvenost proizvoda, usluga ili rezultata projekta podrazumijeva da se oni  razlikuju u odnosu na njima slične proizvode, usluge ili rezultate. Primjerice, poslovne zgrade mogu biti jako slične, ali se razlikuju prema vlasniku, konstrukciji, lokaciji i izvođaču radova. Ako i postoje elementi koji su zajednički realizacijama različitih projekata, to ne narušava jedinstvenost projekta.“ (PMI rječnik)

 

Što je upravljanje projektima?

Prisjetimo se nekog od vlastitih privatnih projekata i pokušajmo utvrditi što smo sve trebali činiti da bismo ih ostvarili. Zamislimo kao primjer projekt „Stjecanje zvanja učitelja razredne nastave“. Složit ćemo se da je trajanje tog projekta vremenski ograničeno. Nitko od nas ne želi biti vječni student! Isto tako, i rezultat projekta će za nas biti jedinstven. Postat ćemo ono što do tada nismo bili – učitelj/učiteljica razredne nastave!

Za postizanje željenoga znanja trebali smo učiniti niz koraka i primijeniti određene vještine, znanja, tehnike i alate. U tablici navodimo samo neke moguće, no svatko od nas može za sebe izraditi tablicu koja je primjenjiva u pojedinačnom slučaju.

 

koraci

vještine

znanja

tehnike

alati

Prijaviti se na Učiteljski fakultet

 

Znanje o postupku prijave

 

 

Uplatiti pristojbu za pristupanje prijemnom ispitu

Upravljanje  sredstvima

 

 

 

Uspješno položiti prijemni ispit

Fokusiranje, prikupljanje informacija

Znanje iz područja koje je potrebno za polaganje ispita

 

 

Odslušati predavanja prema rasporedu

Vođenje bilježaka, izrada skripta, aktivno slušanje, planiranje

 

Izrada plana

 

Položiti ispite prema rokovima

Upravljanje vremenom, koliko je vremena potrebno za svladavanje gradiva za pojedini ispit

Planiranje

Izrada plana

Vremenski plan

Nabaviti literaturu

Upravljanje financijama, socijalne vještine,

Znanja iz traženih područja, znanja o vrstama literature i izvora

Pretraživanje baza podataka, internetskih izvora, knjižničnih kataloga

 

Izraditi diplomski rad

Vještina pisanja rada, vještina korištenja računala

Znanje iz područja diplomskog rada

Npr.izrada statističkih proračuna

 

Obraniti diplomski rad

Prezentacijske vještine

Znanje iz područja diplomskog rada

Prezentacijske tehnike

Prezentacijski alati

Proslaviti diplomu

Socijalne i organizacijske vještine

Organiziranje

 

 

U tablici su prikazani samo neki elementi životnog tijeka projekta „Stjecanje zvanja učitelja razredne nastave“ i samo oni koraci koje smo mogli zamisliti i koje smo za ovu priliku naveli kao ilustraciju. Neki od vas bi u ovaj projekt mogli uključiti i traženje prikladnog smještaja za stanovanje u mjestu gdje se nalazi Učiteljski fakultet, a to uključuje i financiranje smještaja za godine studiranja. U tom slučaju će znanje o upravljanju financijama te vještina raspoređivanja dostupnih sredstava biti vrlo važni za projekt.

Prema prikazanom jasno nam je da se radi o višegodišnjem, relativno složenom projektu u kojemu sudjeluje uglavnom jedna osoba koja, da bi uspješno ostvarila zacrtano, mora ovladati mnogim znanjima i vještinama. Ovako dugotrajan projekt svakako bi bilo dobro podijeliti u niz manjih projekata kako bismo lakše vladali situacijom i imali kontrolu nad aktivnostima, vremenom, financijama. Npr. izrada diplomskog rada bio bi zaseban višemjesečni projekt, a pronalaženje studentskog stana višednevni ili višetjedni projekt.

Umjesto zaključka

Postoje propisane metode i standardi upravljanja projektima koje su temeljene na iskustvima dugogodišnjih voditelja projekata i koje su uspostavile profesionalne organizacije poput Instituta za projektni menadžment (PMI) ili Međunarodnog udruženja projektnih menadžera (IPMA). Ukoliko ih svladamo, te će nam metode i standardi pomoći da naši projekti budu uspješni, a aktivnosti učinkovite.
Upravljanje projektima se stoga definira kao primjena znanja, vještina, alata i tehnika na projektne aktivnosti da bi se zadovoljili projektni ciljevi (PMI rječnik).
Metodologiju projektnog rada nastojat ćemo korak po korak objasniti u člancima koji će se objavljivati u sljedećim brojevima Pogleda kroz prozor.

 

Literatura:

  • Gojšić, J. i dr. (2008): Upravljanje projektima (ilustrirani vodič). Incremedia. Zagreb
  • Lockitt, B. (2000): Practical project management for education and training. FEDA. London
  • Project Management Institute (2004): A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition (PMBOK Guide): Project Management Institute
  • Project Management Institute: Combined Standard Glossary. Lokalizirana verzija – hrvatski, verzija 1.1. Udruga za projekt menadžment – PMI ogranak Hrvatska. http://pmi.cikac.com/glossary.aspx Pristupljeno 18. 10. 2008.